บันทึก
จับจังหวะรอบบิลให้ทันทุกเดือน
งานถูกตรวจรับแล้ว มีลายเซ็นบนใบตรวจรับแล้ว หลายคนคิดว่าถึงเวลาออกใบวางบิลได้ทันที แต่นั่นยังไม่ใช่ขั้นตอนสุดท้าย
ก่อนที่ใบวางบิลจะเริ่มนับเวลาเครดิตได้ ยังมีวันอีกวันหนึ่งที่ต้องผ่านก่อน นั่นคือวันตัดรอบของผู้รับเหมาหลัก ถ้าส่งเอกสารทันก่อนวันนั้น ใบบิลเข้าสู่รอบเดือนนี้ ถ้าพลาดแม้แค่วันเดียว ต้องรอรอบเดือนหน้าก่อน แล้วนับเวลาเครดิตจากนั้นอีกที
งานเสร็จในเดือนสิงหาคม แต่เงินวิ่งในเดือนตุลาคม นั่นไม่ใช่ปัญหาการวางบิล มันคือปัญหาของการจัดลำดับขั้นตอน ซึ่งไม่ได้เกี่ยวกับคุณภาพงานเลยแม้แต่น้อย
วันตัดรอบบิลคืออะไร?
วันตัดรอบ คือวันสุดท้ายของแต่ละเดือนที่ผู้รับเหมาช่วงต้องยื่นชุดเอกสารตรวจรับที่สมบูรณ์พร้อมใบวางบิล เพื่อให้ใบนั้นเข้าสู่รอบจ่ายเงินของเดือนนั้น
ผู้รับเหมาหลักต้องการช่วงเวลาสำหรับงานธุรการ ไม่ว่าจะเป็นการตรวจสอบปริมาณงาน ยืนยันลายเซ็นตรวจรับ บันทึกในระบบบัญชี และออกใบรับรองการจ่าย กระบวนการนี้เริ่มจากวันตัดรอบและสิ้นสุดที่วันจ่ายเงิน ซึ่งปกติอยู่ที่ 30 ถึง 45 วันหลังจากนั้น
วันตัดรอบมักอยู่ระหว่างวันที่ 20 ถึงวันสุดท้ายของเดือน ขึ้นอยู่กับรอบการเบิกเงินของผู้รับเหมาหลักกับเจ้าของงาน ยิ่งผู้รับเหมาหลักดูแลผู้รับเหมาช่วงหลายรายพร้อมกัน ยิ่งมีแนวโน้มว่าวันตัดรอบจะเร็วขึ้น เพราะงานธุรการมีปริมาณมากกว่า
ทำไมพลาดวันเดียวถึงเสียหายหนักกว่าที่คิด?
ถ้าวันตัดรอบคือวันที่ 25 และคุณยื่นเอกสารวันที่ 26 ใบบิลไม่ได้เสียแค่หนึ่งวัน แต่เสียหนึ่งเดือนบวกกับเวลาเครดิตเต็มอีกรอบ
ใบบิลจะรอจนถึงวันตัดรอบถัดไปก่อน แล้วค่อยเริ่มนับเวลาเครดิต 30 หรือ 45 วันจากนั้น การพลาดแค่หนึ่งวันจึงกลายเป็นการรอนานขึ้นกว่า 30 วันโดยไม่มีเหตุจากตัวงานเลย
ในโครงการที่มีหลายงวด ถ้าแต่ละไตรมาสมีงวดหนึ่งที่พลาดรอบเพราะเตรียมเอกสารไม่ทัน ผลรวมที่เสียไปตลอดโครงการ 12 เดือนอาจสูงถึงสองถึงสามเดือนของระยะเวลาที่ควรได้รับการวางบิลไปแล้ว
หาวันตัดรอบของผู้รับเหมาหลักได้ที่ไหน?
บางครั้งวันตัดรอบระบุไว้ในสัญญาช่วง โดยเฉพาะในข้อกำหนดเรื่องการจ่ายเงิน แต่ส่วนใหญ่ไม่มีเขียนไว้ และต้องถามตรงๆ
ถามฝ่าย QS หรือทีมบัญชีของผู้รับเหมาหลักว่ามีปฏิทินรอบการจ่ายเงินหรือไม่ ขอวันตัดรอบ วันออกใบรับรอง และวันจ่าย ถามตั้งแต่ต้นโครงการ ก่อนที่จะต้องใช้จริง ทีมของผู้รับเหมาหลักส่วนใหญ่ให้ข้อมูลนี้ได้ทันที เพราะพวกเขาก็ทำงานตามปฏิทินเดียวกันอยู่แล้ว
เมื่อได้ปฏิทินมาแล้ว ให้บันทึกวันตัดรอบของแต่ละเดือนไว้บนเส้นเวลาของโครงการ ไม่ใช่แค่ในสมุดโน้ต เพราะวันตัดรอบควรมีสถานะเดียวกับวันวางบิลหรือวันส่งมอบงาน
วิธีจัดเอกสารให้ทันรอบบิล
เป้าหมายคือมีใบตรวจรับที่ลงนามแล้ว รูปถ่าย เอกสารอ้าง BOQ และใบวางบิล พร้อมก่อนวันตัดรอบอย่างน้อยสองวันทำการ ช่วงสองวันนี้เผื่อสำหรับแก้ไขเอกสารที่อาจถูกส่งคืน เช่น ลายเซ็นไม่ครบ ภาพถ่ายหลุด หรือทีมบัญชีขอแก้รายการ
คิดย้อนหลังจากวันตัดรอบ:
- กำหนดวันตรวจรับเป้าหมายก่อนวันตัดรอบอย่างน้อย 5 วันทำการ
- นัดวันตรวจรับล่วงหน้า 3 วันก่อนวันเป้าหมายนั้น
- เตรียมชุดเอกสารตรวจรับทันทีหลังการตรวจรับเสร็จสิ้น
- ยื่นเอกสารให้ทีมบัญชีของผู้รับเหมาหลักก่อนวันตัดรอบอย่างน้อย 2 วัน
ลำดับนี้สร้างช่วงกันชนหนึ่งรอบสำหรับแก้ไข ถ้าการตรวจรับเลื่อนหนึ่งวัน ยังมีเวลาพอส่งทันตัดรอบ ถ้าเลื่อนห้าวัน คุณรู้ทันทีว่าพลาดรอบแล้ว แทนที่จะรู้ตอนที่ใบบิลไม่ถูกประมวลผล
ตัวอย่างที่จับต้องได้: พลาดวันเดียว รอข้ามเดือน
ผู้รับเหมาช่วงติดตั้งฝ้าและผนังเสร็จ Zone 4 ในวันที่ 19 สิงหาคม วันตัดรอบของผู้รับเหมาหลักคือวันที่ 25 ของทุกเดือน และจ่ายเงิน 45 วันหลังวันตัดรอบ
ถ้าทีมนัดตรวจรับวันที่ 20 เตรียมเอกสารเสร็จ และยื่นใบวางบิลก่อนวันที่ 23 ใบบิลเข้าสู่รอบสิงหาคม ระยะเวลาเครดิตสิ้นสุดวันที่ 9 ตุลาคม
แต่ถ้าวิศวกรหน้างานลาสามวันและการตรวจรับเลื่อนไปเป็นวันที่ 26 สิงหาคม ใบบิลพลาดรอบสิงหาคม เข้าสู่รอบวันที่ 25 กันยายนแทน ระยะเวลาเครดิตสิ้นสุดวันที่ 9 พฤศจิกายน นั่นคือรอนานขึ้นหนึ่งเดือนปฏิทิน
งานเสร็จวันเดียวกันทุกประการ ความต่างมาจากการนัดตรวจรับ ไม่ใช่คุณภาพงาน
คำถามที่พบบ่อย
วันตัดรอบเหมือนกับวันออกใบวางบิลหรือไม่?
ไม่เหมือนกัน วันตัดรอบคือวันสุดท้ายที่ต้องยื่นเอกสาร ส่วนใบวางบิลควรลงวันที่ในวันนั้นหรือก่อนหน้า และใบตรวจรับควรลงวันที่ตรงกับวันที่ตรวจจริงและพบว่างานผ่านเกณฑ์ ถ้าใบตรวจรับลงวันที่หลังใบวางบิล จะมีคำถามตามมาว่างานถูกตรวจรับก่อนออกบิลหรือไม่ ซึ่งอาจทำให้การรับรองล่าช้า
ผู้รับเหมาหลักบอกว่าไม่มีวันตัดรอบที่แน่นอน จะทำอย่างไร?
ถามวันออกใบรับรองการจ่ายแทน แล้วถอยหลังจากนั้น ถ้าออกใบรับรองทุกวันที่ 15 ของเดือน วันตัดรอบในทางปฏิบัติก็คือประมาณสองสัปดาห์ก่อนหน้านั้น แม้ผู้รับเหมาหลักจะไม่มีวันตัดรอบเป็นลายลักษณ์อักษร แต่ก็มีรอบการทำงานอยู่ คำถามที่ควรถามคือ “ถ้าผมยื่นบิลวันนี้ บิลนี้จะเข้ารอบจ่ายของเดือนไหน?”
ถ้าจัดส่งเอกสารให้ทันวันตัดรอบได้แล้ว ยังต้องเตรียมใบตรวจรับให้ครบไหม?
ยังต้องเตรียม การจัดส่งให้ทันเวลาและความครบถ้วนของเอกสารเป็นคนละเรื่องกัน ใบบิลที่ยื่นก่อนตัดรอบแต่ใบตรวจรับไม่ครบหรือลายเซ็นผิดคน ก็ยังถูกตีกลับมาถามอยู่ดี วันตัดรอบบอกว่าต้องยื่นเมื่อไหร่ เช็คลิสต์เอกสารบอกว่าต้องยื่นอะไร ทั้งสองอย่างต้องถูกต้องพร้อมกัน
ถ้าอยากตรวจสอบว่าโครงการที่รันอยู่ตอนนี้มีใบบิลไหนติดขัดอยู่กับวันตัดรอบที่ผ่านไปแล้ว นัดคุย 45 นาทีเป็นจุดเริ่มต้นที่ใช่ เราเปิดสัญญาจริงหนึ่งฉบับแล้วไล่วันวางบิลเทียบกับปฏิทินรอบจ่ายด้วยกัน