บันทึก
ส่งงวดยังไงให้ผ่านตั้งแต่ครั้งแรก
งวดที่ถูกตีกลับมาถามไม่ได้แค่ทำให้งานเอกสารช้า มันทำให้ใบวางบิลออกช้า ซึ่งทำให้การจ่ายเงินช้าตามไปด้วย ถ้าผู้รับเหมาหลักจ่ายบน 30 วันนับจากวันที่ได้รับใบ คำถามที่กินเวลา 14 วันคือการสูญเสียกระแสเงินสดอีก 14 วันบนยอดที่รอคอยอยู่แล้ว
คำถามส่วนใหญ่ที่ทำให้งวดค้างไม่ใช่ข้อโต้แย้งเรื่องงาน แต่เป็นช่องว่างในชุดเอกสาร เลขอ้างอิงหาย ไม่แนบใบตรวจรับ ปริมาณที่ไม่สามารถตรวจสอบกับสัญญาได้โดยไม่ต้องโทรถาม ไม่มีข้อไหนใช้เวลานานในการแก้ แต่การแก้หลังจากส่งแล้วแปลว่านาฬิกาเริ่มต้นนับใหม่
ทำไมงวดที่ส่งถึงถูกตีกลับมาถาม?
งวดผ่านอย่างน้อยสองกลุ่มก่อนจ่ายเงิน ทีมหน้างานที่รู้จักงาน และทีมบัญชีที่ประมวลใบวางบิล สองกลุ่มนี้ต้องการคนละอย่าง และชุดเอกสารต้องตอบทั้งสองกลุ่มได้
ทีมหน้างานสนใจขอบเขต งานที่อ้างในใบวางบิลตรงกับที่กำหนดและที่ทำจริงไหม โซนหรือพื้นที่ถูกไหม ปริมาณถูกไหม
ทีมบัญชีสนใจกระดาษ มีใบตรวจรับเซ็นแล้วแนบมาไหม ใบวางบิลอ้างอิงเลขสัญญาไหม รายละเอียดในใบวางบิลตรงกับในสัญญาไหม
ชุดเอกสารที่ผ่านทีมหน้างานแต่ไม่ผ่านทีมบัญชีก็ยังถูกค้างอยู่ดี คนที่แก้ได้อยู่หน้างาน คนที่ถือใบอยู่ที่โต๊ะอีกสองกิโลเมตร จดหมายถามค้างอยู่ในอีเมลหนึ่งสัปดาห์ก่อนจะมีใครมาไขปริศนาให้
ทีมบัญชีผู้รับเหมาหลักต้องการอะไรจริงๆ
ทีมบัญชีประมวลการจ่ายเงินข้ามหลายผู้รับเหมาช่วงและหลายโครงการ งานของพวกเขาคือจับคู่ใบกับสัญญา ยืนยันว่ามีใบตรวจรับที่ผ่านการอนุมัติแล้ว แล้วปล่อยเงิน พวกเขาไม่สอบสวน พวกเขาจับคู่
แปลว่าใบวางบิลต้องพาข้อมูลพอที่จะจับคู่ตัวเองได้โดยไม่ต้องโทรถาม เลขสัญญา เลขงวดหรือชื่องวดที่ตรงกับที่เขียนในสัญญา ขอบเขตที่ตรวจรับ ระบุในหน่วยเดียวกับ BOQ อ้างอิงถึงใบตรวจรับด้วยวันที่หรือเลขเอกสาร
ถ้าขาดชิ้นส่วนใดชิ้นหนึ่ง ใบเข้าคิวรอถาม ไม่ได้ถูกปฏิเสธ แค่รอ และการรออยู่ในคิวคือสิ่งที่กินเวลา
สี่เอกสารที่ทำให้ชุดงวดสะอาด
ชุดงวดที่มีสี่อย่างนี้ในซองเดียว จะเป็นกระดาษหรือไฟล์ก็ได้ ให้ทีมบัญชีมีทุกอย่างที่ต้องใช้โดยไม่ต้องโทรถาม
1. ใบวางบิลเอง พร้อมเลขสัญญา เลขงวด รายละเอียดตาม BOQ ที่ตรงกับถ้อยคำในสัญญา และยอดเงินหลังหักตามที่ตกลงไว้ ถ้าสัญญากำหนดรูปแบบอ้างอิงเลขงวดเฉพาะ ให้ใช้ตรงนั้นเลย
2. สำเนาใบตรวจรับที่เซ็นแล้ว พร้อมวันที่และชื่อคนที่เซ็นในนามผู้รับเหมาหลัก ถ่ายรูปใบจริงก็ได้ขอแค่วันที่และลายเซ็นอ่านออก ถ้าใบมีเลขเอกสาร ให้นำเลขนั้นไปอ้างอิงในใบวางบิลด้วย
3. หลักฐานงาน อย่างน้อยหนึ่งรูปต่อโซนหรือพื้นที่ที่อยู่ในงวดนี้ พร้อมวันที่และชื่อโซนกำกับ นี่คือเอกสารที่ทีมหน้างานต้องการ การแนบไว้ในชุดตัดความล่าช้าที่เกิดจากการต้องโทรถามหน้างานแยกต่างหากออกไปได้เลย
4. บันทึกขอบเขตที่ยังค้างอยู่ เมื่องวดยังไม่เสร็จสมบูรณ์ นี่คือเอกสารที่ผู้รับเหมาส่วนใหญ่ข้ามไป ถ้าโซน 9 จาก 12 ยังอยู่ระหว่างทำ และคุณวางบิลแค่โซน 7 กับ 8 ให้เขียนระบุให้ชัด ขอบเขตที่ค้างอยู่แต่ไม่ได้ระบุคือเหตุผลอันดับหนึ่งที่งวดถูกค้าง ทีมบัญชีตัดสินใจไม่ได้ว่าส่วนที่ยังไม่เสร็จถูกหักออกจากการเรียกเก็บครั้งนี้หรือถูกรวมอยู่ในนั้น
ตัวอย่างจริง: งานติดตั้งแบ่งโซน
ผู้รับเหมาช่วงงานผนังและฝ้าติดตั้งใน 12 โซนในโครงการ fit-out เชิงพาณิชย์ งวดที่ 3 ครอบคลุมโซน 7 กับ 8 ซึ่งวิศวกรหน้างานของผู้รับเหมาหลักตรวจและเซ็นรับเมื่อ 28 กรกฎาคม โซน 9 ยังอยู่ระหว่างทำ
ผู้รับเหมาช่วงส่งใบวางบิลสำหรับโซน 7 กับ 8 แต่ไม่แนบใบตรวจรับที่เซ็นแล้ว ทีมบัญชีได้รับใบและส่งคำถามขอใบตรวจรับ วิศวกรอยู่หน้างานและใช้เวลาสี่วันในการส่งสแกนใบนั้น ใบวางบิลถึงได้รับการประมวล แต่รอบการจ่ายเงินของทีมบัญชีปิดไปแล้ว การจ่ายเงินเลื่อนไปรอบถัดไป ช้ากว่าที่ควรเป็น 12 วัน
ถ้าชุดเอกสารรวมใบตรวจรับที่เซ็นแล้ว รูปงานเสร็จในแต่ละโซนพร้อมป้ายชื่อ และหมายเหตุหนึ่งบรรทัดว่าโซน 9 ไม่รวมอยู่ในการเรียกเก็บครั้งนี้ ใบจะผ่านในรอบการจ่ายรอบแรกโดยไม่มีคำถามใดเลย
ก่อนส่ง เช็คชุดเอกสารได้ยังไง?
ก่อนส่งงวดใดก็ตาม คนหนึ่งคนตรวจสี่อย่างในไม่ถึงสองนาที
รายละเอียดในใบวางบิลตรงกับถ้อยคำในสัญญาในส่วนขอบเขตไหม ชุดมีใบตรวจรับที่เซ็นแล้วพร้อมวันที่อ่านออกไหม มีรูปอย่างน้อยหนึ่งรูปต่อโซนหรือพื้นที่ที่อ้างถึงไหม ถ้างวดไม่ครบ มีระบุขอบเขตที่ยังค้างไว้เป็นลายลักษณ์อักษรไหม
สี่ข้อ สองนาที ทางเลือกคือรอสองสัปดาห์ให้คำถามคลี่คลาย
ถ้าตอนนั้นไม่มีใครเซ็นใบตรวจรับล่ะ?
ขอลายเซ็นย้อนหลังจากวิศวกรหน้างานของผู้รับเหมาหลัก และขอเป็นลายลักษณ์อักษร แม้แค่ข้อความ LINE ก็สร้างร่องรอยวันที่ตรวจรับก่อนที่ใบจริงจะถูกผลิตออกมา ถ้าวิศวกรยืนยันด้วยวาจา ถ่ายสกรีนช็อตข้อความและตั้งชื่อไฟล์ด้วยวันที่ ร่องรอยนี้ไม่สะอาดเท่าใบเซ็นในวันนั้น แต่ดีกว่าไม่มีร่องรอยเลยเมื่อคำถามมาถึง
วางบิลงวดเดียวแบ่งเป็นสองใบได้ไหม?
ได้ และบางทีนี่คือวิธีที่สะอาดที่สุดเมื่อตรวจรับงานบางส่วนก่อน วางบิลเท่าที่ตรวจรับแล้ว พร้อมระบุว่าส่วนไหนที่รวมอยู่ แล้วส่งส่วนที่เหลือเมื่อตรวจรับเสร็จ การแยกบิลไม่รีเซ็ตนาฬิกาของส่วนที่ตรวจรับแล้ว ความเสี่ยงเดียวคือใบที่แยกโดยไม่มีคำอธิบายว่าครอบคลุมอะไรกลายเป็นคำถามด้วยตัวเอง บันทึกขอบเขตที่ค้างจึงสำคัญกว่าเดิมเมื่อวางบิลเป็นส่วน
ถ้าผู้รับเหมาหลักโต้แย้งปริมาณหลังเซ็นตรวจรับแล้วล่ะ?
ใบตรวจรับที่เซ็นแล้วคือเกราะป้องกันหลัก ข้อโต้แย้งปริมาณที่มาหลังตรวจรับต้องอ้างเหตุผลเฉพาะเจาะจง รายละเอียดในสัญญาไม่ชัดพอ วิธีวัดต่างจาก BOQ หรืองานเปลี่ยนแปลงหลังเซ็นรับ ซึ่งแคบกว่า “ไม่แน่ใจว่าปริมาณถูก” มาก นั่นคือผลลัพธ์ปกติของการส่งชุดเอกสารที่ไม่มีหลักฐานการตรวจรับเลย
ถ้าอยากรู้ว่าตอนนี้มีงวดไหนในโครงการที่รันอยู่ค้างอยู่ในคิวถาม หรือยังไม่ได้ส่งเลย การจองคุย 45 นาทีให้ตัวเลขนั้น เราเปิดโครงการเดียวไปด้วยกันแล้วนับว่ามีอะไรอยู่