บันทึก
ใครถือแผน ใครอยู่หน้างาน
แผนงานก่อสร้างส่วนใหญ่ล้มตามรูปแบบเดิม คือคนที่เข้าใจภาพรวมทั้งหมดหยุดมาประชุมวันอังคาร
บางครั้งลาพักร้อน บางครั้งถูกดึงไปโครงการอื่น บางครั้งเลื่อนตำแหน่งแล้วคนที่มาแทนไม่รู้ว่าแผนอยู่ที่ไหน แถบบน Gantt หยุดอัปเดต ไม่มีใครส่งสองคำถามเข้ากลุ่มวันจันทร์ ประชุมวันอังคารกลายเป็นนั่งไล่ว่าสัปดาห์ที่ผ่านมาเกิดอะไรขึ้น แทนที่จะเป็นการตัดสินใจเรื่องสัปดาห์หน้า หมุดวางบิลเลื่อน แต่ไม่ใช่เพราะงานหน้างานมีปัญหา แต่เพราะโครงสร้างคนที่ค้ำแผนพังลงเงียบๆ ตั้งแต่สัปดาห์ที่สาม
ทางแก้ไม่ใช่ซอฟต์แวร์ที่ดีขึ้น ไม่ใช่ Gantt ที่ละเอียดกว่าเดิม แต่คือสองบทบาทที่ตั้งชื่อไว้ก่อนโครงการเริ่ม โดยแต่ละคนมีหน้าที่ที่ไม่ทับซ้อนกัน
คนถือแผนต้องทำอะไรในแต่ละสัปดาห์?
สี่งาน รูปแบบเดิมทุกสัปดาห์
งานแรกคืออัปเดตแถบหลังประชุมวันอังคาร โซนที่เสร็จแล้วย้ายไปเป็นเสร็จ แถบที่เลื่อนจดบันทึกว่าเลื่อนกี่วันและเพราะอะไร วันส่งของที่ถึงแล้วปิด วันส่งของที่ยังค้างอยู่ใส่วันคาดการณ์ใหม่ถ้ามี สัปดาห์ที่ราบรื่นใช้เวลา 15 ถึง 30 นาที สัปดาห์ที่มีการเปลี่ยนวันส่งของหรือแถบที่ต้องแยกใช้เวลามากกว่านั้นเล็กน้อย
งานที่สองคือส่งสองคำถามเข้ากลุ่มแชทวันจันทร์: โซนไหนเสร็จสัปดาห์นี้ และของจากโรงงานจะส่งอะไรและเมื่อไหร่ คำถามเหล่านี้ส่งถึงคนที่ตอบได้คือคนหน้างานและโรงงาน ต้องการนิสัย ไม่ต้องการโทรศัพท์
งานที่สามคืออ่านคำตอบก่อนวันอังคารและดำเนินการประชุมสามหัวข้อ แถบอยู่ตรงไหน โรงงานยืนยันอะไร และมีเรื่องที่ต้องตัดสินใจก่อนสิ้นสัปดาห์ไหม คนถือแผนนำคำตอบสามข้อนี้เข้าห้อง ไม่ใช่นำการอัปเดต
งานที่สี่คือจับตาหมุดวางบิล เมื่อช่องว่างระหว่างวันที่แถบคาดว่าจะเสร็จกับวันหมุดวางบิลเหลือน้อยกว่าห้าวันทำการ คนถือแผนแจ้งด้วยหนึ่งบรรทัดในแชทเดิม ไม่ใช่รายงาน แค่หนึ่งบรรทัด
สี่งานนี้เป็นของคนคนเดียว คนนั้นไม่จำเป็นต้องอยู่หน้างานและไม่จำเป็นต้องมีตำแหน่ง Project Manager แต่ต้องอัปเดตแผนในวันเดิมทุกสัปดาห์โดยไม่ต้องมีใครเตือน
คนหน้างานต้องทำอะไร?
คนหน้างานตอบคำถามวันจันทร์เรื่องโซนที่เสร็จ และนำเรื่องที่แผนไม่สามารถมองเห็นได้ขึ้นมา
ก่อนวันอังคาร พวกเขาส่งจำนวนโซนเข้ากลุ่มไปแล้ว โซนไหนเสร็จ โซนไหนกำลังทำ ทีมต้องการอะไรในเจ็ดวันข้างหน้า ระหว่างประชุมพวกเขาคือแหล่งข้อมูลความจริงของสิ่งที่เกิดขึ้นจริงบนดิน
คนหน้างานยังรู้ว่าวิศวกรหน้างานของผู้รับเหมาหลักกำลังติดตามอะไรอยู่ ถ้าวิศวกรนั้นตั้งคำถามเรื่องรายละเอียด bracket ที่โซนสิบเอ็ดซึ่งจะกระทบใบตรวจรับงวดถัดไป คนถือแผนต้องรู้เรื่องนี้ก่อนวันอังคาร ไม่ใช่หลังจากหมุดเลื่อนไปแล้ว
ทำไมให้คนคนเดียวทำทั้งสองบทบาทแล้วแผนพัง?
โครงการสั้นที่มีหมุดวางบิลน้อยบางครั้งคนคนเดียวรับได้ แต่โครงการที่หมุดวางบิลมีมูลค่าสำคัญและเส้นเวลาเดินเกินแปดสัปดาห์ การรวมสองบทบาทคือจุดที่แผนมักพังก่อน
เหตุผลคือความสนใจ ไม่ใช่ความสามารถ จังหวะของคนถือแผนคือจันทร์ถึงอังคาร จังหวะของคนหน้างานเริ่มก่อนแดดขึ้นและวิ่งตามตารางที่ต่างกันสิ้นเชิง คนที่รับทั้งสองบทบาทตอบคำถามวันจันทร์จากความทรงจำหลังจากตัดสินใจเรื่องหน้างานมาทั้งสัปดาห์ ไม่ใช่จากการนับโซนจริง และข้ามการอัปเดตแถบวันอังคารในสัปดาห์ที่ต้องดูแลการเทคอนกรีตหรือรับมือแบบที่เปลี่ยนกะทันหัน พอถึงสัปดาห์ที่หกทั้งแผนและข้อมูลหน้างานไม่น่าเชื่อถืออีกต่อไป
ตัวอย่างจริง: สัปดาห์ที่สามเมื่อทั้งสองบทบาทมีคนถือ
ผู้รับเหมาติดตั้งพื้น raised-access ทั้งเก้าโซนในอาคารสำนักงาน โครงการอยู่ในสัปดาห์ที่สาม การวางบิลงวดสองต้องให้โซนสี่ถึงเจ็ดเสร็จ
เช้าวันจันทร์ คนถือแผนส่งสองคำถามเข้ากลุ่ม บ่ายวันจันทร์คนหน้างานตอบ โซนสี่ ห้า และหกเสร็จแล้ว โซนเจ็ดเหลืออีกสามช่องและทีมจะเสร็จวันพุธ โรงงานยืนยันล็อตสุดท้ายสำหรับโซนเจ็ดออกวันศุกร์ที่แล้วและจะถึงวันอังคาร
คนถือแผนอ่านก่อนวันอังคาร โซนสี่ถึงหกย้ายไปเป็นเสร็จ โซนเจ็ดแสดงกำลังทำโดยมีวันเสร็จพุธ หมุดวางบิลงวดสองห่างออกไปสิบเอ็ดวัน ทั้งสี่โซนจะเสร็จก่อนหมุดหกวันทำการ
ในการประชุมวันอังคาร โซนสี่ถึงหก ยืนยันเสร็จในสองนาที โซนเจ็ด ของมาอังคาร เสร็จพุธ ไม่ต้องแก้ไขอะไร การตัดสินใจที่ต้องทำหนึ่งเรื่อง ฝ่ายบัญชีของผู้รับเหมาหลักขอให้แก้หมายเลขอ้างอิงขอบเขตงานในใบวางบิลงวดสอง คนถือแผนมีสัญญาอยู่ตรงหน้า แก้ใบวางบิลแล้วส่งออกไปวันพุธพร้อมใบตรวจรับโซนเจ็ด
สิบเอ็ดวันต่อมา งวดสองวางบิลตรงเวลา สองคน เวลารวมประมาณ 25 นาทีตั้งแต่จันทร์ถึงอังคาร
เกิดอะไรขึ้นเมื่อคนถือแผนหายไปหนึ่งสัปดาห์?
คำถามนี้เปิดเผยแผนที่สร้างมาไม่มั่นคง เมื่อคนถือแผนลาหรือถูกดึงไปโครงการอื่น ทุกอย่างที่ขึ้นกับนิสัยจันทร์ถึงอังคารหยุด
โครงสร้างสองบทบาทแก้ปัญหานี้ได้ก็ต่อเมื่อตั้งชื่อผู้รับช่วงก่อนปัญหาเกิด ก่อนโครงการเริ่ม มีคนหนึ่งที่ถูกระบุเป็นคนถือแผนสำรอง พวกเขาได้รับสำเนาแผน เข้าใจว่าแผนอยู่ที่ไหน และรู้นิสัยคำถามวันจันทร์ คนหน้างานไม่เปลี่ยน คนรับช่วงรับงานจันทร์ถึงอังคารในสัปดาห์นั้นและส่งคืนเมื่อคนหลักกลับมา
คนรับช่วงที่ไม่เคยเห็นแผนก่อนเกิดเหตุไม่ใช่คนรับช่วง แต่คือคนที่เริ่มต้นจากศูนย์
คำถามที่พบบ่อย
คนถือแผนหนึ่งคนดูแลได้กี่โครงการ?
คนถือแผนที่รักษานิสัยจันทร์ถึงอังคารได้อย่างสม่ำเสมอโดยทั่วไปดูแลสองโครงการพร้อมกันได้ และบางครั้งสามโครงการถ้าหมุดวางบิลตกในสัปดาห์ที่ต่างกันและจำนวนแถบที่กำลังเคลื่อนไหวรวมกันไม่เกิน 25 แถบ ถ้าเกินกว่านั้นคำถามวันจันทร์จะเริ่มส่งช้า และเมื่อคำถามช้า วันอังคารก็มาถึงโดยที่ไม่มีข้อมูลหน้างาน แล้วการประชุมกลายเป็นการไล่อัปเดตแทนที่จะเป็นการตัดสินใจ
ถ้าคนหน้างานเปลี่ยนระหว่างโครงการจะทำยังไง?
ตั้งชื่อคนหน้างานคนใหม่เข้ากลุ่มแชทก่อนสัปดาห์ที่เขาเริ่มงาน คนที่ออกไปส่งข้อความส่งมอบหนึ่งชุดในแชทเดิม ว่าโซนไหนเสร็จแล้ว โซนไหนกำลังทำ และของอะไรคาดว่าจะมาในสิบวันข้างหน้า ข้อความนั้นให้จุดเริ่มต้นแก่คนใหม่โดยไม่ต้องนัด briefing เต็มรูปในเช้าวันจันทร์ที่ยุ่ง
คนถือแผนต้องลงหน้างานไหม?
ไม่จำเป็น ตราบเท่าที่คำตอบวันจันทร์ของคนหน้างานน่าเชื่อถือ คนถือแผนตรวจสอบสิ่งที่คนหน้างานรายงานเทียบกับแถบในแผน เมื่อคนหน้างานบอกว่าโซนเก้าเสร็จแล้วแต่แถบแสดงเหลืออีกสองวัน คนถือแผนถามในแชทก่อนอัปเดตแถบ คำถามนั้นก็คือการ “ลงหน้างาน” ของคนถือแผน ส่งเป็นลายลักษณ์อักษรพร้อมคำตอบที่มีหลักฐาน
ถ้าอยากหาว่าคนในทีมของคุณคนไหนควรถือแผนและคนไหนควรอยู่หน้างานในโครงการนำร่อง จองคุย 45 นาทีเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีที่สุด เราไล่โครงการที่รันอยู่จริงด้วยกันหนึ่งโครงการแล้วระบุว่าแต่ละบทบาทจะหน้าตาเป็นยังไงในทีมของคุณ