บันทึก
เงินล่วงหน้า: แผนงวดก่อนรับเงิน
เงินล่วงหน้าช่วยให้งานเริ่มได้ก่อนงวดแรกจะปิด ผู้รับเหมาหลักหรือเจ้าของงานจ่ายก้อนเดียวตั้งแต่ต้น แล้วหักคืนทีละส่วนจากงวดงานที่ผ่านการรับรองจนครบ
ที่ทำให้ผู้รับเหมาช่วงสะดุดมักไม่ใช่เพราะไม่รู้ว่าสัญญามีข้อนี้ แต่เพราะไม่เคยคำนวณว่าแต่ละงวดจะได้รับสุทธิเท่าไหร่หลังหัก พอยอดที่เข้าบัญชีต่ำกว่าใบวางบิล ก็คิดว่าผู้รับเหมาหลักตัดค่าใช้จ่ายไม่ครบ ทั้งที่จริงแล้วถูกต้องตามสัญญาทุกบาท
เงินล่วงหน้าคืออะไร และจ่ายเมื่อไหร่?
เงินล่วงหน้าคือเงินที่จ่ายล่วงหน้าก่อนงานจะเกิดยอดวางบิล คิดเป็นสัดส่วนจากมูลค่าสัญญารวม เพื่อให้ผู้รับเหมาช่วงมีทุนสำหรับสั่งวัสดุ เดินสายการผลิตที่โรงงาน และระดมพลช่วงแรกของโครงการ
ในสัญญารับเหมาช่วงของไทย เงินล่วงหน้ามักต้องมีหนังสือค้ำประกันธนาคารหรือเช็คลงวันที่ล่วงหน้าในมูลค่าเท่ากันค้ำประกันไว้ ค้ำประกันนี้จะยังไม่ถูกปลดจนกว่าจะหักคืนครบ หมายความว่าวงเงินค้ำประกันยังนับว่าถูกใช้ตลอดช่วงที่กำลังหักคืนอยู่ ซึ่งกระทบวงเงินธนาคารของคุณด้วย
ข้อสัญญาระบุสองอย่าง: อัตราหักคืนเป็นเปอร์เซ็นต์ของยอดรับรองในแต่ละงวด และบางสัญญากำหนดว่าจะเริ่มหักหลังจากงวดใดงวดหนึ่งผ่านไปแล้วเท่านั้น
ในทางปฏิบัติการหักคืนทำงานอย่างไร?
ตัวอย่างทำให้เห็นภาพชัดขึ้น สัญญาติดตั้งงาน 12 โซน แบ่งเป็น 8 งวด มีเงินล่วงหน้า 15% ของมูลค่าสัญญา และมีข้อกำหนดหักคืน 20% จากทุกงวดที่ผ่านการรับรอง
ถ้างวดงานมีมูลค่าใกล้เคียงกัน เงินล่วงหน้าจะหักคืนครบในช่วงงวดที่ 5 ถึง 6 ตั้งแต่งวดที่ 7 เป็นต้นไป ยอดรับสุทธิก็จะเท่ากับยอดที่รับรองเต็มจำนวน
ผลที่ตามมาจริงๆ คือตั้งแต่งวดที่ 1 ถึงงวดที่ 5 หรือ 6 ยอดที่เข้าบัญชีจะน้อยกว่ายอดที่วางบิล 20% เสมอ ถ้าคุณสั่งซื้อวัสดุโดยคาดว่ายอดงวดที่ 1 จะเข้าเต็ม ตัวเลขนั้นไม่ถูกต้อง และผลกระทบต่อกระแสเงินสดเกิดขึ้นทันทีที่เงินงวดแรกเข้า
ตารางการหักคืนคำนวณได้ตั้งแต่ก่อนเริ่มงาน เพราะข้อมูลที่ต้องใช้ทั้งหมดอยู่ในสัญญาแล้ว เหตุเดียวที่ทำให้ผู้รับเหมาช่วงถูกจู่โจมคือไม่เคยนั่งคำนวณก่อนส่งใบวางบิลใบแรก
ทำไมตารางหักคืนถึงควรอยู่บนเส้นเวลา?
เส้นเวลาที่แสดงแค่หมุดวางบิลบอกว่าเงินออกจากบัญชีลูกค้าเมื่อไหร่ แต่ไม่ได้บอกว่ายอดสุทธิหลังหักคืนจะเข้าบัญชีคุณเท่าไหร่
เส้นเวลาที่มีตารางหักคืนคู่กับหมุดวางบิลแสดงสองอย่างพร้อมกัน: วันที่วางบิล และยอดรับสุทธิหลังหัก ช่องว่างระหว่างสองตัวเลขนี้จะค่อยๆ แคบลงเมื่อหักคืนใกล้ครบ และปิดสนิทที่งวดที่หักคืนครบพอดี
สิ่งนี้สำคัญที่สุดในช่วงระหว่างงวดแรกกับงวดที่หักคืนสิ้นสุด ในช่วงนี้ทุกการสั่งซื้อใหญ่ต้องแข่งกับยอดรับสุทธิที่ต่ำกว่ายอดวางบิลอยู่เสมอ ทั้งออเดอร์โรงงาน วัสดุที่มีกำหนดชำระตายตัว และค่าแรงงาน ล้วนมาพร้อมกับงวดที่ยอดสุทธิยังถูกหักคืนอยู่
ใส่ตารางหักคืนลงในเส้นเวลาไม่ได้เปลี่ยนตัวเลข แต่ทำให้ตัวเลขมองเห็นได้ก่อนสั่งซื้อ ไม่ใช่หลังเงินเข้าบัญชีแล้วถึงรู้ว่าขาด
สร้างตารางหักคืนก่อนเริ่มงานอย่างไร?
ต้องการข้อมูลสามอย่าง และทั้งสามอยู่ในสัญญาตั้งแต่วันเซ็น
หนึ่ง: ยอดเงินล่วงหน้าเป็นสัดส่วนของมูลค่าสัญญา สอง: อัตราหักคืนต่องวด สาม: มูลค่าที่คาดว่าจะได้รับรองในแต่ละงวดจาก BOQ
ด้วยสามตัวนี้ ยอดหักคืนในแต่ละงวดคือการคูณ ยอดคงเหลือเงินล่วงหน้าหลังแต่ละงวดคือยอดก่อนหน้าลบยอดที่หัก งวดที่ยอดคงเหลือถึงศูนย์คืองวดแรกที่รับได้เต็ม
ตัวเลขนี้ควรอยู่ในสเปรดชีตก่อนเริ่มงาน และยอดคงเหลือควรอยู่บนเส้นเวลาคู่กับหมุดวางบิล เวลาจะวางวันสั่งซื้อหรือกำหนดเริ่มผลิตที่โรงงานให้ตรงกับงวดงาน ตัวเลขที่ใช้วางแผนกระแสเงินสดคือยอดรับสุทธิ ไม่ใช่ยอดวางบิล
ถ้าโครงการสิ้นสุดก่อนหักคืนครบ จะเกิดอะไร?
สัญญารับเหมาช่วงไทยส่วนใหญ่ระบุเรื่องนี้ชัดเจน: ยอดเงินล่วงหน้าที่ยังค้างอยู่ ณ วันบอกเลิกหรือวันส่งมอบงาน ให้หักออกจากบัญชีสุดท้าย หรือหักจากเงินประกันผลงานถ้าบัญชีสุดท้ายไม่พอ
ความเสี่ยงคือถ้าเงินประกันถูกโต้แย้งพร้อมกับบัญชีสุดท้าย การหักคืนเงินล่วงหน้าจะกลายเป็นประเด็นที่สามในคราวเดียวกัน บันทึกยอดเงินล่วงหน้าคงเหลือที่อัปเดตหลังแต่ละงวดชำระ จะทำให้ทั้งสองฝ่ายเห็นตัวเลขตรงกันตลอดโครงการ ถ้าไม่มีบันทึกนั้น ยอดคงเหลือ ณ วันสิ้นสุดโครงการก็จะถูกคำนวณแยกกันโดยทั้งสองฝ่าย
ต่อรองอัตราหักคืนได้ไหมตอนเซ็นสัญญา?
ได้ และควรทำ อัตราที่สูงขึ้นหมายถึงหักคืนครบเร็วขึ้น ช่วงที่ยอดสุทธิต่ำกว่ายอดวางบิลก็สั้นลง อัตราที่ต่ำลงกระจายผลกระทบออกไปหลายงวดมากขึ้น ลดผลต่องวดใดงวดหนึ่ง แต่ยืดระยะเวลา คำตอบที่ถูกขึ้นอยู่กับว่าออเดอร์สั่งซื้อใหญ่ๆ ของคุณตกในงวดไหน ถ้าสั่งวัสดุหนักในสามงวดแรก การต่อรองให้อัตราช่วงแรกต่ำและปรับสูงขึ้นในช่วงหลังช่วยรักษากระแสเงินสดในช่วงที่ต้องการมากที่สุด
ติดตามยอดที่ยังค้างอยู่อย่างไร?
เพิ่มคอลัมน์ยอดคงเหลือในตารางสถานะงวดงานที่มีอยู่แล้วก็พอ แต่ละแถวระบุยอดรับรองงวดนั้น ยอดหักคืนที่ถูกนำไปหัก และยอดเงินล่วงหน้าคงเหลือหลังชำระ ไม่จำเป็นต้องเป็นเอกสารแยก เป็นแค่คอลัมน์เดียวที่เพิ่มเข้าไปในบันทึกเดิม พอยอดถึงศูนย์คอลัมน์นั้นก็ทำงานเสร็จ ก่อนถึงตอนนั้นมันคือตัวเลขที่สำคัญที่สุดในบันทึกทั้งชุด
ถ้าเงินล่วงหน้าและตารางหักคืนในสัญญาปัจจุบันยังไม่ได้วางทาบกับงวดงาน การคุย 45 นาทีเป็นจุดเริ่มต้นที่ใช้ได้จริง เราเปิดสัญญาด้วยกัน คำนวณตารางหักคืน แล้วใส่ลงในเส้นเวลาคู่กับหมุดวางบิล