บันทึก
ใบรับรองการจ่ายเงินมาน้อย: ขั้นตอนที่ถูกต้อง
ใบรับรองการจ่ายเงินมาถึง แล้วตัวเลขน้อยกว่าที่คุณวางบิล ก่อนจะโทรหาฝ่ายบัญชีของผู้รับเหมาหลัก ใช้เวลาสิบนาทีก่อนเพื่อทำความเข้าใจว่าเกิดอะไรขึ้นจากสามสาเหตุที่เป็นไปได้ เพราะการตอบสนองที่ถูกต้องขึ้นอยู่กับสาเหตุนั้นทั้งหมด
สามสาเหตุที่ใบรับรองมาน้อยกว่าที่วางบิล
หักเงินประกันผลงานตามสัญญา สัญญาของคุณกำหนดให้ผู้รับเหมาหลักหักเงินส่วนหนึ่งไว้เป็นประกันผลงาน ใบรับรองกำลังใช้ข้อสัญญานี้กับงวดนี้เหมือนกับทุกงวดที่ผ่านมา เป็นเรื่องที่คาดได้อยู่แล้ว ตรงกับอัตราในสัญญา ไม่ต้องทำอะไรนอกจากตรวจตัวเลขให้ถูก
มีรายการในใบเรียกเก็บที่ถูกโต้แย้งหรือตัดออก QS ของผู้รับเหมาหลักลดหรือตัดรายการออกจากใบเรียกเก็บของคุณ อาจเป็นเพราะวัดปริมาณได้ต่างกัน คุณภาพงานไม่ตรงกับ BOQ หรืออ้างว่างานเพิ่มนั้นอยู่ในขอบเขตเดิมอยู่แล้ว รายการที่ถูกโต้แย้งต้องการคำตอบเป็นลายลักษณ์อักษรพร้อมเอกสารสนับสนุน
มีการหักกลบลบหนี้เข้ามาในบัญชีของคุณ ผู้รับเหมาหลักเรียกเก็บค่าใช้จ่ายที่เขาแบกรับแทนคุณ เช่น ค่าเช่าอุปกรณ์ที่คุณควรนำมาเองแต่ไม่ได้นำ ค่าทำความสะอาด ค่าความเสียหาย หรือในบางกรณีค่าใช้จ่ายจากโครงการอื่นในสัญญาเดียวกัน นี่คือสาเหตุที่สำคัญที่สุดที่ต้องระบุให้เร็ว เพราะการไม่ตอบโต้ใดๆ อาจถูกตีความว่ายอมรับ
จะรู้ได้อย่างไรว่าเกิดจากสาเหตุข้อใด?
เอกสารสามชุดนี้ตอบคำถามได้ภายใน 20 นาที
หนึ่ง: ข้อสัญญาเรื่องเงินประกันผลงาน ตัวเลขที่หักตรงกับอัตราในสัญญาคูณกับมูลค่างวดนี้หรือไม่ ถ้าใช่ ตรวจแค่เลขคณิต
สอง: ตัวใบรับรองเอง มีรายละเอียดของการหักไว้หรือไม่ การปรับของ QS จะระบุเป็นรายการ BOQ หรือหมายเลขอ้างอิงของงานเพิ่ม การหักเป็นเปอร์เซ็นต์จากยอดรวมนั้นแทบทุกครั้งคือเงินประกัน ถ้าใบรับรองไม่ได้แจกแจงรายละเอียด ให้ขอให้ผู้จัดการฝ่ายพาณิชย์ส่งรายละเอียดเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนทำอะไร
สาม: หนังสือโต้ตอบจากผู้รับเหมาหลักในช่วง 30 วันที่ผ่านมา การหักกลบลบหนี้แทบทุกครั้งจะมีจดหมาย ข้อความใน LINE หรือหนังสือแจ้งอย่างเป็นทางการมาก่อนจะปรากฏในใบรับรอง ถ้าไม่พบเอกสารใด การที่ไม่มีเอกสารนั่นแหละคือจุดเริ่มต้นของการขอข้อมูลเป็นลายลักษณ์อักษร
ควรทำอะไรเป็นอย่างแรกในแต่ละกรณี?
หักเงินประกัน: ตรวจว่าอัตราและฐานที่ใช้คำนวณตรงกับข้อสัญญา บันทึกยอดที่ถูกหักไว้ในตารางติดตามเงินประกันของคุณ เก็บใบรับรอง ไม่ต้องทำอะไรเพิ่ม
รายการที่ถูกโต้แย้ง: เขียนหนังสือถึงฝ่ายพาณิชย์ภายในสัปดาห์เดียวกับที่ได้รับใบรับรอง แนบเอกสารสนับสนุน ได้แก่ ใบตรวจรับที่เซ็นแล้ว รายการ BOQ ที่เกี่ยวข้อง และบันทึกหน้างาน ระบุปริมาณและอัตราที่คุณเรียกเก็บ และข้อสัญญาที่คุณอ้างอิง แล้วขอฐานที่มาของการลดเป็นลายลักษณ์อักษร ยังไม่ได้ยกระดับเป็นข้อพิพาท แต่กำลังสร้างหลักฐานเป็นลายลักษณ์อักษร
การหักกลบลบหนี้: เขียนหนังสือถึงผู้จัดการฝ่ายพาณิชย์ภายในสามถึงห้าวันทำการ ขอเอกสารที่อนุมัติการเรียกเก็บและข้อสัญญาที่เปิดช่องให้ทำได้ พร้อมระบุบันทึกของคุณเองเกี่ยวกับเหตุการณ์นั้นในหนังสือฉบับเดียวกัน การไม่มีหนังสือตอบรับจากฝ่ายคุณทำให้เกิดบรรทัดฐานที่คุณไม่ได้ตั้งใจจะสร้าง
ตัวอย่างประกอบ: ผู้รับเหมาฝ้าและผนังที่ได้ใบรับรองไม่ครบ
ผู้รับเหมาฝ้าและผนังยื่นเรียกเก็บงวดสองซึ่งครอบคลุมสามชั้นของงาน fit-out อาคารพาณิชย์ ใบรับรองมาพร้อมตัวเลขที่น้อยกว่าที่วางบิล ทั้งที่ก่อนหน้านั้นไม่มีการสื่อสารใดบ่งบอกปัญหา
ผู้รับเหมาตรวจข้อสัญญาเงินประกันก่อน: อัตราที่หักถูกต้องและตรงกับทุกงวดที่ผ่านมา ยอดนั้นอธิบายได้ส่วนใหญ่ของความต่าง ส่วนที่เหลือเป็นรายการที่ถูกตัดออก: QS ตัดโครงฝ้าที่ติดตั้งในห้อง server room ชั้นสองออก โดยอ้างว่าห้อง server room อยู่ใน BOQ ส่วนอื่นซึ่งไม่ได้รวมอยู่ในงวดสอง
ผู้รับเหมาค้นหาการอ้างอิงห้อง server room ในรายการงานของงวดสอง ดึง BOQ ส่วนที่เกี่ยวข้องออกมา แล้วส่งทั้งสองอย่างไปให้ฝ่ายพาณิชย์พร้อมหนังสือคลุมสั้นๆ อธิบาย QS ยืนยันการปรับภายในสี่วันทำการ และยอดที่แก้ไขปรากฏในใบรับรองงวดสาม
ความต่างนั้นไม่ใช่ข้อพิพาท แต่เป็นความเข้าใจผิดเรื่องการจับคู่เอกสารที่แก้ได้ภายในสัปดาห์เดียวด้วยการอ้างอิงที่ถูกต้อง
เมื่อไหร่ที่ควรยกระดับเป็นหนังสือเรียกร้องอย่างเป็นทางการ?
สองเงื่อนไขนี้บ่งบอกว่าควรเปลี่ยนจากการสอบถามเชิงพาณิชย์เป็นการเรียกร้องเป็นลายลักษณ์อักษรอย่างเป็นทางการ
อย่างแรกคือการหักรายการเดิมซ้ำหลังจากที่คุณส่งเอกสารสนับสนุนไปแล้ว ถ้ารายการเดิมถูกปรับเป็นครั้งที่สอง ในงวดถัดไป แม้จะมีหนังสือตอบจากฝ่ายคุณแล้ว แสดงว่าพื้นฐานของการปรับนั้นไม่ใช่เรื่องธุรการ
อย่างที่สองคือการหักกลบลบหนี้ที่ไม่มีเอกสารรองรับ ถ้าขอแล้วไม่ได้รับจดหมาย หนังสือแจ้ง หรือการอ้างอิงข้อสัญญา แสดงว่าการหักนั้นไม่มีฐานที่ระบุ การเรียกร้องเป็นทางการโดยอ้างอิงข้อกำหนดของสัญญาสำหรับหนังสือแจ้งการหักกลบลบหนี้ที่ถูกต้องเป็นสิ่งที่เหมาะสม ณ จุดนั้น
ทั้งสองกรณีไม่จำเป็นต้องหยุดงาน แต่จำเป็นต้องมีหนังสือโต้ตอบที่มีวันที่ซึ่งกลายเป็นส่วนหนึ่งของบันทึกโครงการ
FAQ
ถ้าฝ่ายบัญชีไม่อธิบายที่มาของการหักเงิน ต้องทำยังไง?
ส่งคำขอถึงผู้จัดการฝ่ายพาณิชย์ ไม่ใช่ฝ่ายบัญชี ฝ่ายบัญชีดำเนินการตามที่ฝ่ายพาณิชย์สั่ง ไม่มีความสามารถอธิบายการตัดสินใจของ QS หนังสือสั้นถึงผู้จัดการฝ่ายพาณิชย์ระบุชื่อ ขอรายละเอียดภายในห้าวันทำการ คือก้าวแรกของเส้นทางการยกระดับทุกประเภท
การออกใบลดหนี้แล้ววางบิลใหม่ในยอดเดิมช่วยได้ไหม?
การออกใบลดหนี้และวางบิลใหม่ไม่ได้เปลี่ยนจุดยืนของผู้รับเหมาหลักต่อรายการที่ถูกโต้แย้ง สิ่งที่เปลี่ยนจุดยืนได้คือเอกสารสนับสนุนที่อยู่เบื้องหลังรายการนั้น การวางบิลในยอดเดิมพร้อมหนังสือคลุมที่อ้างอิงหลักฐานสนับสนุนชัดเจนกว่าและมีน้ำหนักมากกว่าการออกใบลดหนี้แล้วออกใบใหม่
ถ้าหักเงินรายการเดิมซ้ำหลายงวด ควรทำยังไง?
การหักที่เกิดซ้ำไม่ใช่ความผิดพลาดเชิงธุรการ ให้ถือว่าเป็นข้อพิพาทที่ยังค้างอยู่และเขียนหนังสือตอบรวมพร้อมเอกสารสนับสนุนทั้งหมดที่สะสมมา ดีกว่าที่จะจัดการการหักซ้ำตั้งแต่งวดสามมากกว่ารอจนถึงการคืนบัญชีโครงการ เมื่อทุกรายการในประวัติอยู่บนโต๊ะพร้อมกัน
ถ้าอยากไล่ดูใบรับรองการจ่ายเงินในโครงการที่รันอยู่ตอนนี้ และระบุว่าการหักไหนเป็นเรื่องปกติและอันไหนต้องมีหนังสือตอบ จองคุย 45 นาทีเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีที่สุด เราเปิดเอกสารไปด้วยกันและแยกแยะว่าอะไรต้องทวง อะไรไม่ต้อง