บันทึก
จัดแฟ้มขอคืนเงินประกันผลงาน
เงินประกันผลงานที่ค้างอยู่หลังครบกำหนด ส่วนใหญ่ไม่ได้ค้างเพราะปัญหาทางกฎหมาย แต่ค้างเพราะไม่มีใครเตรียมเอกสารที่ฝ่ายบัญชีของผู้รับเหมาหลักต้องการก่อนที่เขาจะออกคำสั่งจ่ายเงินได้ งานเสร็จ สัญญาครบ วันถูกต้อง แต่แฟ้มไม่เคยถูกจัด
บทความนี้ครอบคลุมสิ่งที่ต้องใส่ในแฟ้มนั้น ควรเริ่มจัดเมื่อไหร่ และข้อผิดพลาดเดียวที่เปลี่ยนการคืนเงินที่ควรตรงไปตรงมาให้กลายเป็นการตามงานยาวสามเดือน
เอกสารอะไรที่ต้องเตรียมสำหรับการคืนเงินประกัน?
สัญญาระบุสิ่งที่จะทำให้เกิดการคืน สัญญารับเหมาช่วงส่วนใหญ่ในงานก่อสร้างเชิงพาณิชย์ของไทยผูกการคืนเงินประกันกับสองเหตุการณ์หลัก ได้แก่ การส่งมอบงานเสร็จสมบูรณ์ หรือการสิ้นสุดระยะรับประกันงาน ซึ่งมักกำหนดไว้ที่ 90 ถึง 180 วันหลังการส่งมอบ บางสัญญาแบ่งเงินประกันเป็นสองส่วน ส่วนแรกคืนเมื่อส่งมอบงาน ส่วนที่สองคืนเมื่อสิ้นสุดระยะรับประกัน
สิ่งที่สัญญามักไม่ระบุไว้คือเอกสารที่ฝ่ายพาณิชย์ของผู้รับเหมาหลักต้องการก่อนที่จะออกใบวางบิลเงินประกันให้คุณได้ เอกสารชุดนั้นไม่ใช่ทางเลือก ถ้าไม่มี คำสั่งจ่ายเงินก็ไม่ถึงฝ่ายบัญชี และวันครบกำหนดก็ผ่านไปโดยไม่มีอะไรเคลื่อน
เอกสารที่ฝ่ายพาณิชย์ต้องการมี 5 ส่วน
จดหมายแจ้งเรียกเก็บ ส่งถึงผู้จัดการฝ่ายพาณิชย์ ระบุเลขที่สัญญา งวดงานที่ครอบคลุม อัตราเงินประกัน ยอดเงินที่ถูกหัก และวันที่ครบกำหนดคืน ถ้าไม่มีจดหมายนี้ ฝ่ายบัญชีจะถือว่าคำขอยังไม่สมบูรณ์และเก็บรอไว้
สำเนาใบตรวจรับงานที่ลงนามแล้วทุกงวดที่เรียกคืนเงินประกัน ถ้าใบตรวจรับถูกเก็บไว้ที่หน้างานแทนที่จะอยู่ในแฟ้มวางบิล นั่นคือจุดที่ต้นทุนซ่อนอยู่ ใบที่หายไปงวดเดียวอาจหน่วงการคืนเงินประกันทุกงวดในสัญญาเดียวกัน
ตารางกระทบยอด BOQ หนึ่งหน้าแสดงมูลค่าสัญญาเดิม งวดที่วางบิลแล้ว เงินประกันที่ถูกหักต่องวด และยอดที่เรียกคืน ฝ่ายบัญชีใช้ตารางนี้ตรวจสอบตัวเลขกับบัญชีก่อนดำเนินการ
บันทึกการแก้ไขข้อบกพร่อง สำหรับการคืนส่วนที่สองหลังระยะรับประกัน ถ้ายังมีข้อบกพร่องที่ยังไม่ได้แก้ไขและพิสูจน์ไม่ได้ การคืนจะไม่ดำเนินการจนกว่าจะปิดครบ
ใบวางบิลเงินประกัน ออกให้นิติบุคคลที่ถูกต้องตามสัญญา มีรหัส BOQ ถ้าผู้รับเหมาหลักใช้ระบบ PO และในช่องคำอธิบายอ้างอิงถึงจดหมายแจ้งเรียกเก็บและเลขที่สัญญา
ควรเตรียมแฟ้มให้พร้อมก่อนวันครบกำหนดนานแค่ไหน?
เป้าหมายคือมีแฟ้มครบอย่างน้อย 21 วันก่อนวันครบกำหนด ช่วงเวลานั้นเพียงพอสำหรับการตามหาใบตรวจรับที่หาย แก้ไขใบวางบิลถ้าอ้างนิติบุคคลผิด และนำส่งจดหมายก่อนรอบประมวลผลของเดือนจะปิด
ถ้าวันครบกำหนดตรงกับวันที่ 15 และผู้รับเหมาหลักประมวลผลใบวางบิลในวันที่ 20 แฟ้มที่ส่งวันที่ 18 ทันรอบนั้น แต่แฟ้มที่ส่งวันที่ 22 ต้องรอเดือนถัดไป ระยะ 21 วันเปลี่ยนความต่างระหว่างทันรอบกับตกรอบจากเรื่องโชคให้กลายเป็นเรื่องของการเตรียมงาน
ตัวอย่างจริง: งานฟิตเอาต์ 5 งวด
สัญญารับเหมาช่วงงานฟิตเอาต์ครอบคลุม 5 งวดในสองชั้น แต่ละงวดหักเงินประกัน 5% สัญญากำหนดให้คืนเงินประกันทั้งหมด 90 วันหลังการตรวจรับงวดสุดท้าย
งวดที่ 5 ตรวจรับวันที่ 3 กรกฎาคม วันครบกำหนดคืนเงินประกันคือ 1 ตุลาคม ผู้รับเหมาช่วงเริ่มจัดแฟ้มในสัปดาห์ที่สองของกันยายน เหลือเวลาสามสัปดาห์พอดี
แฟ้มประกอบด้วยจดหมายลงวันที่ 10 กันยายน ส่งถึงผู้จัดการฝ่ายพาณิชย์ ระบุเลขที่สัญญา งวดงาน 5 งวด ยอดเงินประกันรวม และวันครบกำหนด 1 ตุลาคม พร้อมสำเนาใบตรวจรับ 5 ใบ ตารางกระทบยอด BOQ และใบวางบิลเงินประกันลงวันที่ 10 กันยายน
ส่งชุดเอกสารให้ผู้จัดการฝ่ายพาณิชย์วันที่ 12 กันยายน มีคำถามกลับมาวันที่ 15 ว่าใบตรวจรับหนึ่งใบถูกลงนามโดยโฟร์แมนแทนวิศวกรไซต์ ส่งใบที่ลงนามถูกต้องกลับไปวันที่ 17 ใบวางบิลเงินประกันเข้ารอบชำระเดือนตุลาคมและออกใบวางบิลวันที่ 3 ตุลาคม
ถ้าส่งแฟ้มวันที่ 25 กันยายนแทน คำถามวันที่ 15 และการแก้ไขวันที่ 17 จะมาถึงหลังรอบปิดแล้ว การคืนเงินจะเลื่อนไปเดือนพฤศจิกายน บวกหนึ่งเดือนเต็มกับหนี้ที่ถึงกำหนดแล้ว
สาเหตุที่พบบ่อยที่สุดที่ทำให้การคืนเงินยืดออกไปเป็นเดือนคืออะไร?
สาเหตุที่พบบ่อยที่สุดคือใบตรวจรับงานที่ไม่ได้ถูกเก็บในวันที่รับมา เมื่อใบอยู่ที่แฟ้มหน้างานแทนแฟ้มวางบิล การหาใบซ้ำต้องตามวิศวกรที่ลงนามไว้หลายเดือนก่อน ซึ่งใช้เวลาที่รอบชำระไม่รอ
สาเหตุที่พบบ่อยอันดับสองคือชื่อนิติบุคคลในใบวางบิลไม่ตรงกับสัญญา งานก่อสร้างไทยบางโครงการมีนิติบุคคลสำหรับทำสัญญาและนิติบุคคลที่รับใบวางบิลเป็นคนละตัว ตัวอักษรผิดตัวเดียวในชื่อบริษัททำให้ฝ่ายบัญชีตั้งคำถามและระงับการจ่ายจนกว่าจะแก้ไขถูกต้อง
ทั้งสองสาเหตุป้องกันได้ง่าย การเก็บใบตรวจรับในวันที่รับมาและการยืนยันนิติบุคคลที่ถูกต้องตั้งแต่วันลงนามสัญญา ขจัดทั้งสองปัญหาก่อนที่วันครบกำหนดจะปรากฏในปฏิทิน
FAQ
ควรติดตามวันครบกำหนดคืนเงินประกันอย่างไร?
ให้ใส่เป็นหมุดบนเส้นเวลาโครงการเช่นเดียวกับหมุดวางบิลแต่ละงวด ถ้าครบกำหนดคือ 90 วันหลังตรวจรับงวดสุดท้าย และงวดสุดท้ายคาดว่าจะตรวจรับวันที่ 3 กรกฎาคม หมุดก็ไปอยู่ที่ 1 ตุลาคมตั้งแต่วันที่ตั้งเส้นเวลา เมื่อการตรวจรับเลื่อน หมุดก็เลื่อนตาม หมุดที่วางตั้งแต่แรกปรับได้เมื่องานขยับ แต่หมุดที่ไม่เคยวางคือวันที่คุณค้นพบตอนมันผ่านไปแล้ว
ถ้าผู้รับเหมาหลักอ้างว่ายังมีงานบกพร่องค้างอยู่?
ขอให้ส่งรายการบกพร่องเป็นลายลักษณ์อักษร พร้อมอ้างอิงแต่ละรายการให้ชัด รายการที่ไม่มีการอ้างอิงตรวจสอบกับงานที่ตรวจรับไปแล้วไม่ได้ และรายการที่ตรวจสอบไม่ได้มักเป็นการยื้อเวลามากกว่าการเรียกร้องจริง เมื่อได้รายการชัดเจนแล้ว แก้ไขตามลำดับและยืนยันการปิดแต่ละรายการเป็นลายลักษณ์อักษร ข้อบกพร่องที่ถูกยกขึ้นมาครั้งแรกหลังจากที่คุณส่งคำขอคืนเงินมีน้ำหนักน้อยกว่าข้อที่ถูกบันทึกไว้ระหว่างระยะรับประกันและยังค้างอยู่
วางบิลเงินประกันแยกงวดได้ไหมถ้าสัญญาอนุญาต?
ขึ้นอยู่กับสัญญา บางสัญญาอนุญาตให้เรียกคืนเงินประกันทีละงวดเมื่อแต่ละงวดถึงวันครบกำหนดของตัวเอง บางสัญญารวมเงินประกันไว้และคืนครั้งเดียวหลังงวดสุดท้าย อ่านข้อกำหนดเงินประกันก่อนจัดแฟ้ม ถ้าสัญญาอนุญาตให้แยกงวด แต่ละงวดต้องมีจดหมายแจ้งเรียกเก็บและตารางกระทบยอดของตัวเอง วางบิลแยกใบ การรวมทุกงวดเข้าใบเดียวเมื่อสัญญาให้แยกจะทำให้ฝ่ายบัญชีตั้งคำถามและประมวลผลไม่ได้
ถ้าอยากไล่แฟ้มเงินประกันของโครงการจริงก่อนที่วันครบกำหนดจะมาถึง การคุย 45 นาทีเป็นจุดเริ่มที่ใช่ เราเปิดแฟ้มตรวจรับไปด้วยกันและใส่วันที่ลงข้างแต่ละขั้นตอน