บันทึก
กำหนดเกณฑ์ตรวจรับก่อนเริ่มงาน
การตรวจรับงวดงานควรเป็นเรื่องง่าย ถ้าทั้งสองฝ่ายตกลงกันก่อนแล้วว่างานระดับไหนถึงเรียกว่าเสร็จ วิศวกรที่มาตรวจก็แค่ยืนยันสิ่งที่รู้กันดีอยู่แล้ว
แต่ถ้าไม่มีการกำหนดเกณฑ์ไว้ล่วงหน้า การตรวจรับจะกลายเป็นครั้งแรกที่ทั้งสองฝ่ายได้คุยกันจริงๆ ว่า “เสร็จ” หมายความว่าอะไร ผลที่ตามมาคือวิศวกรเขียนรายการที่ต้องแก้ไข หลายรายการไม่ได้อยู่ใน BOQ ของคุณ หรืออยู่ในขอบเขตงานของรับเหมาช่วงเจ้าอื่น แต่คุณคือคนที่ต้องหาคำตอบ และงวดงานก็รอไปด้วย
ทำไมถึงมีปัญหาตอนตรวจรับ ทั้งที่งานเสร็จไปแล้ว?
ช่วง Mobilize โครงการมีเรื่องด่วนเยอะ กำหนดวันส่งของ การเข้าพื้นที่ ใครถือกุญแจ เกณฑ์ตรวจรับของแต่ละงวดแทบไม่เคยอยู่ในวาระประชุมเริ่มงาน
ปัญหาจึงผุดขึ้นตอนวิศวกรมาตรวจ ฝ่ายผู้รับเหมาหลักมีความคาดหวังชุดหนึ่งเกี่ยวกับงวดที่เสร็จแล้ว ฝ่ายรับเหมาช่วงมีอีกชุดหนึ่งที่ยึดตาม BOQ กับสิ่งที่ติดตั้งจริง ตรงไหนที่ทับกัน การตรวจผ่านเร็ว ตรงไหนที่ไม่ทับ วิศวกรเขียนรายการออกมา
รายการที่เกิดจากการตรวจรับมีลักษณะพิเศษ มันสะท้อนสิ่งที่วิศวกรสังเกตเห็นในวันนั้น ไม่ใช่สิ่งที่สัญญากำหนดจริงๆ บางรายการไม่มีอยู่ใน BOQ เลย บางรายการเป็นงานของรับเหมาช่วงเจ้าอื่น และบางรายการวิศวกรเองก็ไม่แน่ใจว่าอยู่ในขอบเขตของใคร การสะสางรายการพวกนี้ใช้เวลาหลายวัน และงวดงานก็รอไปพร้อมกัน
ผลกระทบต่อกระแสเงินสดยิ่งหนักขึ้นเมื่อรวมกับเครดิตเทอม งวดที่พลาดรอบวางบิลเดือนนี้เพราะตรวจแล้วได้รายการ 7 ข้อกลับมา ไม่ได้แค่รอให้สะสางรายการเสร็จ แต่ต้องรอรอบชำระเดือนหน้า แล้วยังต้องนับเครดิตเทอมทั้งหมดต่ออีก งานเสร็จตรงเวลา แต่การวางบิลเลื่อนออกไปเพราะไม่มีอะไรเขียนไว้ว่า “เสร็จ” หน้าตาเป็นอย่างไร
เกณฑ์ตรวจรับต้องครอบคลุมอะไรบ้าง?
สำหรับงานติดตั้งหรือ Fit-out ทั่วไปในงานรับเหมาช่วงของไทย เกณฑ์ที่ตกลงกันล่วงหน้าต้องตอบสี่คำถามนี้
ขอบเขตที่รวมอยู่ในงวดนี้: ไม่ใช่แค่ชื่อโซน แต่ระบุรายการ BOQ ที่ชัดเจน ถ้างวดนี้ครอบคลุมโซน A กับ B และแต่ละโซนมีผนังเบา เพดาน และผิวพื้น ให้ระบุออกมาให้ครบ งวดที่เขียนว่า “โซน A และ B เสร็จ” โดยไม่บอกว่างานไหนรวมอยู่บ้าง เปิดโอกาสให้เกิดความสับสนว่าระบบไฟ หรืองานประปา อยู่ในขอบเขตด้วยหรือเปล่า
มาตรฐานที่ใช้ตรวจ: สัญญาส่วนใหญ่อ้างถึงสเป็กแต่ไม่ได้ระบุค่าคลาดเคลื่อนที่ยอมรับได้ ผนังที่คลาดเคลื่อน 4 มม. ใน 3 เมตร อาจอยู่ในมาตรฐานตลาดแต่ไม่มีการเขียนไว้ การตกลงค่าคลาดเคลื่อนที่ยอมรับได้ตั้งแต่ต้นตัดปัญหาการโทรหาวิศวกรอาวุโสทันทีที่เจอตอนตรวจ
สิ่งที่ไม่รวมอยู่ในงวดนี้: โซนที่มีส่วนเสร็จและส่วนยังไม่เสร็จต้องมีเส้นแบ่งชัดเจนในเอกสาร วิศวกรที่มาตรวจโซน A แล้วเดินเข้าโซน B ต้องรู้ว่าขอบเขตของตัวเองสิ้นสุดตรงไหน ไม่งั้นรายการก็จะรวมงานที่ยังไม่ได้ยื่นขอตรวจเข้ามาด้วย
ใครมีอำนาจเซ็น: วิศวกรโครงการ ผู้จัดการโครงการ ตัวแทนเจ้าของ หรือต้องเซ็นร่วมกัน รู้ก่อนยื่นขอตรวจจะได้ไม่ต้องวนรอบเพิ่มเพราะส่งไปหาคนผิด
ตัวอย่างที่ชัดเจน: โซนเดียวกัน จุดเริ่มต้นต่างกัน
รับเหมาช่วงงาน Fit-out สองรายทำงานในโซนติดกันของสำนักงานพาณิชย์
รายแรกคุยเรื่องเกณฑ์ตรวจรับกับฝ่าย Commercial ของผู้รับเหมาหลักตั้งแต่ประชุมเริ่มงาน ผลคือเอกสารหนึ่งหน้าต่องวด ระบุรายการ BOQ ที่ครอบคลุม บอกชัดว่า “เสร็จ” หมายถึงทุกรายการติดตั้งแล้วและผิวพร้อมทาสี พร้อมอ้างค่าคลาดเคลื่อนจากสเป็ก ตอนวิศวกรมาตรวจโซน A เขาเทียบกับเกณฑ์ที่ตกลงไว้ ตรวจเสร็จใน 40 นาที
รายที่สองยื่นขอตรวจหลังงานเสร็จโดยไม่มีเกณฑ์ที่ตกลงกันไว้ล่วงหน้า วิศวกรมาตรวจแล้วเขียนรายการออกมา 7 ข้อ มีทั้งรอยผิวที่ยังถกเถียงได้ ช่องรอยต่อ หลอดไฟที่ยังไม่ได้ติดซึ่งเป็นงานของรับเหมาช่วงระบบไฟ และอีกสามรายการที่ไม่ได้อยู่ใน BOQ ของรายนี้เลย การชี้แจงว่ารายการไหนเป็นของใครกินเวลาไปสี่วัน งวดงานวางบิลได้ช้ากว่ารายแรก 14 วัน ไปอยู่ในรอบชำระเดือนถัดไป
ทั้งสองโซนเสร็จวันเดียวกัน ความต่างของวันวางบิลมาจากเอกสารที่เตรียมไว้ก่อนคนงานคนแรกเข้าพื้นที่
ทำอย่างไรให้ผู้รับเหมาหลักตกลงเกณฑ์ตรวจรับล่วงหน้าได้?
วิธีที่ใช้ได้จริงคือแนบเกณฑ์ตรวจรับเข้าไปในวาระประชุมเริ่มงาน ผู้รับเหมาหลักส่วนใหญ่มีการประชุม Kick-off ก่อนงานเริ่ม การเพิ่มสรุปเกณฑ์หนึ่งหน้าเข้าไปในวาระนั้นง่ายกว่าการส่งคำขอแยกมาทีหลัง ซึ่งฝ่าย Commercial มักมองว่าสัญญาปิดไปแล้วและการขอเพิ่มเท่ากับการเจรจาใหม่
เอกสารไม่ต้องยาว หนึ่งหน้าต่อประเภทงวด หรือหนึ่งหน้าครอบคลุมทุกงวดพร้อมหมายเหตุเฉพาะโซน ถ้าผู้รับเหมาหลักไม่ยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษรในที่ประชุม การส่งสรุปทางอีเมลหลังประชุมแล้วไม่มีการโต้แย้งภายใน 5 วันทำการก็กลายเป็นเอกสารอ้างอิงที่ใช้ได้
สิ่งสำคัญคือทั้งสองฝ่ายต้องมีบันทึกที่เขียนไว้ก่อนที่คนงานคนแรกจะเข้าพื้นที่ บันทึกที่ทำหลังจากเกิดปัญหาคือเอกสารต่อสู้ข้อพิพาท บันทึกที่ทำก่อนงานเริ่มคือเอกสารบริหารงาน การโต้เถียงอย่างแรกต้องการเหตุผลทางกฎหมาย อย่างหลังแค่ขอให้วิศวกรยืนยันข้อเท็จจริง
FAQ
ถ้าผู้รับเหมาหลักไม่ยอมตกลงเกณฑ์เป็นลายลักษณ์อักษรก่อนงานเริ่ม จะทำอย่างไร?
ส่งอีเมลสรุปถึงฝ่าย Commercial หลังประชุมเริ่มงาน ระบุว่าคุณเข้าใจเกณฑ์ตรวจรับว่าคืออะไร ถ้าไม่มีการโต้แย้งภายใน 5 วันทำการ อีเมลนั้นกลายเป็นเอกสารอ้างอิงที่ใช้งานได้ อ่อนกว่าการเซ็นรับรองร่วม แต่แข็งกว่าการไม่มีอะไรเลย เพราะแสดงให้เห็นว่าทั้งสองฝ่ายมีโอกาสโต้แย้งแล้วเลือกที่จะไม่ทำ
ใช้รูปถ่ายเป็นมาตรฐานตรวจรับได้ไหม?
ได้ และเหมาะมากสำหรับมาตรฐานคุณภาพผิวและงานตกแต่ง ถ่ายรูปโซนอ้างอิงที่เสร็จสมบูรณ์แล้วส่งให้วิศวกรก่อนยื่นขอตรวจ รูปถ่ายจากงานจริงเถียงได้ยากกว่าคำบรรยายที่คลุมเครือ ใช้คู่กับเกณฑ์ที่เขียนไว้ ไม่ใช่แทนกัน เกณฑ์กำหนดขอบเขต รูปถ่ายแสดงว่าผิวที่ยอมรับได้หน้าตาเป็นอย่างไรในโครงการนี้
แนบเกณฑ์ตรวจรับเข้าไปในสัญญาได้ไหม?
ได้ และนั่นคือตำแหน่งที่แข็งแรงที่สุด ถ้าใส่เป็นเอกสารแนบท้ายสัญญา เกณฑ์ตรวจรับก็กลายเป็นข้อผูกพันตามสัญญาของทั้งสองฝ่าย ต้องตกลงกันก่อนเซ็น ซึ่งเป็นจังหวะที่เหมาะที่สุดในการคุยเรื่องนี้ การแนบตอนเซ็นสัญญาง่ายกว่าการแทรกเพิ่มหลังงานเริ่มไปแล้วมาก เพราะตอนนั้นฝ่าย Commercial มองว่าสัญญาปิดแล้วและการขอเพิ่มอะไรก็ดูเหมือนเจรจาใหม่ทั้งนั้น
ถ้าอยากตรวจสอบว่าโครงการที่รันอยู่ตอนนี้มีเกณฑ์ตรวจรับที่ตกลงไว้เป็นลายลักษณ์อักษรครบหรือยัง คุยกัน 45 นาทีเป็นจุดเริ่มต้นที่ตรงประเด็น เราเปิดโครงการจริงหนึ่งโครงการไปพร้อมกัน แล้วเทียบว่าสิ่งที่ตกลงกันตอนเริ่มงานกับสิ่งที่ตรวจอยู่ตอนนี้ตรงกันไหม