บันทึก
วางบิลงวดงานเมื่อแผนงานเปลี่ยน
เมื่อเซ็นสัญญา งวดงานถูกนิยามตามแผนงานที่มีอยู่ในวันนั้น งวดที่ 2 อาจระบุว่า “ติดตั้งแล้วเสร็จบนชั้น 4 และ 5” ซึ่งสมเหตุสมผลเพราะแผนงานผู้รับเหมาหลักกำหนดส่งพื้นที่ทั้งสองชั้นในสัปดาห์ที่ 6
แต่แผนงานเปลี่ยน งานโยธาในชั้น 4 และ 5 เลื่อนไปสัปดาห์ที่ 12 เพราะโครงสร้างช้ากว่าแผน ทีมของคุณพร้อมแต่เข้าพื้นที่ไม่ได้ ขณะเดียวกันชั้น 3 ทำเสร็จแล้ว แต่ไม่มีงวดงานใดในสัญญาที่จ่ายบนงานชั้น 3
นี่ไม่ใช่เหตุการณ์พิเศษ มันคือสภาพปกติของโครงการก่อสร้างไทยส่วนใหญ่หลังเดือนแรก ปัญหาคือนิยามงวดงานในสัญญาถูกเขียนขึ้นตามแผนงานเดิม และไม่ได้อัปเดตตัวเองโดยอัตโนมัติเมื่อผู้รับเหมาหลักแก้ตาราง
เหตุใดการเปลี่ยนแผนงานจึงสร้างช่องว่างการวางบิล?
เมื่อลำดับงานเลื่อน เกิดปัญหาพร้อมกันสองอย่าง
อย่างแรก งานที่ทำเสร็จแล้วไม่อยู่ภายใต้ trigger ของงวดใดเลย งานชั้น 3 เสร็จแล้ว แต่ไม่มีงวดที่จ่ายบนชั้น 3 เพราะงวดที่ 2 เขียนไว้สำหรับชั้น 4 และ 5 ค่าแรง วัสดุ และใบแจ้งหนี้ซัพพลายเออร์ล้วนออกไปก่อนสิทธิ์วางบิลทั้งนั้น
อย่างที่สอง งวดที่เอื้อมไม่ถึงยังสะสมต่อเนื่อง งวดที่ 2 รับเงินไม่ได้ ไม่ใช่เพราะทีมของคุณทำงานไม่เสร็จ แต่เพราะผู้รับเหมาหลักยังไม่ส่งพื้นที่ชั้นที่งวดนั้นระบุ ทุกสัปดาห์ที่เนิ่นออกไป ช่องว่างระหว่างเงินออกกับสิทธิ์วางบิลก็กว้างขึ้น
ผลกระทบต่อกระแสเงินสดจากสองสิ่งที่เกิดพร้อมกันนี้จับต้องได้จริง การแบกต้นทุนของงานที่เสร็จแล้วขณะที่ช่องว่างของงวดที่ถูกเลื่อนยังขยายตัวต่อเนื่องไม่ใช่ความเสี่ยงในทางทฤษฎี มันคือเลขคณิตรายสัปดาห์ของนิยามงวดที่ไม่ได้เปลี่ยนบนโครงการที่ลำดับงานเลื่อนไปแล้ว
เมื่อไหร่ที่ควรขอแก้ไขนิยามงวด?
ช่วงเวลาที่ถูกต้องคือสัปดาห์แรกที่เห็นว่าแผนงานเปลี่ยน ไม่ใช่รอให้ช่องว่างสะสมไปสองสามเดือน
ในทางปฏิบัติ ผู้รับเหมาหลักออกแผนงานแก้ไขเป็นเอกสารอย่างเป็นทางการส่งให้เจ้าของงานหรือเวียนให้ผู้รับเหมาช่วงทุกราย ทันทีที่ได้รับเอกสารนั้น เปรียบเทียบกับนิยามงวดในสัญญาแล้วระบุว่างวดไหนถูกเลื่อนออกไป
การขอแก้ไขงวดง่ายกว่ามากเมื่อยังไม่มีต้นทุนสะสมจากความไม่ตรงกัน พอผ่านไปสามเดือน บทสนทนาเปลี่ยนจากการอัปเดตเชิงบริหารเป็นการโต้แย้งว่าใครรับผิดชอบต้นทุนของการแก้แผน คำขอที่เขียนเป็นลายลักษณ์อักษรยังบันทึกวันที่ระบุปัญหาด้วย ซึ่งสำคัญถ้าช่องว่างนั้นกลายเป็นส่วนหนึ่งของ claim ภายหลัง
วิธีเขียนคำขอแก้ไขงวด
คำขอที่ดีมีสามส่วน
ส่วนแรกคือสิ่งที่เปลี่ยน ระบุนิยามงวดเดิมและการแก้ไขแผนงานที่เป็นสาเหตุให้งวดนั้นถูกเลื่อน ข้อเท็จจริงเรื่องการแก้ไขแผนไม่เป็นที่โต้แย้งเพราะผู้รับเหมาหลักออกเองแล้ว
ส่วนที่สองคืองานที่ทำเสร็จจริง ระบุขอบเขต ชั้น หรือโซนที่เสร็จ และวันที่แล้วเสร็จ นี่ไม่ใช่การขอให้จ่ายงานที่ยังไม่ได้ทำ แต่คือการขอให้รับรู้งานที่ผ่านเกณฑ์คุณภาพและขอบเขตตามสัญญาเดิมครบแล้ว
ส่วนที่สามคือนิยามทดแทนที่เสนอ ตัวเลือกได้แก่การเปลี่ยนการอ้างอิงชั้นด้วยจำนวนหน่วยที่วัดได้ข้ามทุกชั้น การเพิ่ม milestone สำหรับขอบเขตที่เสร็จก่อนลำดับ หรือการเปลี่ยนอ้างอิงชั้นคงที่เป็น trigger ที่ผูกกับวันส่งพื้นที่จริงแทนการระบุชั้น
ตัวอย่าง: งานผนังกั้น 7 ชั้น
ผู้รับเหมาช่วงงานผนังกั้นมีสัญญากำหนด 3 งวด: งวดที่ 1 เมื่อชั้น 1 และ 2 เสร็จ งวดที่ 2 เมื่อชั้น 3 และ 4 เสร็จ งวดที่ 3 เมื่อชั้น 5 ถึง 7 เสร็จพร้อมตรวจ snagging
แผนงานแก้ไขในสัปดาห์ที่ 5 เลื่อนส่งพื้นที่ชั้น 1 และ 2 ออกไป 4 สัปดาห์ เพราะ MEP rough-in ล่าช้า ชั้น 3 และ 4 ว่างเพราะทีมโยธาอีกชุดทำชั้นบนก่อน
ผู้รับเหมาช่วงทำชั้น 3 และ 4 เสร็จในสัปดาห์ที่ 6 งวดที่ 1 ถูกบล็อกโดยความล่าช้าของชั้น 1 และ 2 งวดที่ 2 ครอบคลุมชั้น 3 และ 4 แต่วางบิลไม่ได้จนกว่างวดที่ 1 จะชำระตามเงื่อนไขการจ่ายตามลำดับ ไม่มีงวดใดจ่ายบนงานที่ทำได้จริง
คำขอแก้ไขงวดถูกส่งในสัปดาห์ที่ 6 ระบุการเลื่อนแผนและเสนอเพิ่มงวดสำหรับชั้น 3 และ 4 ที่เสร็จก่อนลำดับ มูลค่าเทียบเท่างวดที่ 2 เดิม ตกลงกันได้เป็นลายลักษณ์อักษรในสัปดาห์ที่ 8 แล้ววางบิลได้ทันที
ถ้าไม่มีการแก้ไข ชั้น 3 และ 4 จะนั่งรืออยู่จนชั้น 1 และ 2 เสร็จและงวดที่ 1 ชำระ เพิ่มช่องว่างกระแสเงินสดอย่างน้อย 6 สัปดาห์บนงานที่ผ่านการตรวจรับแล้ว
การแก้ไขงวดกระทบความเสี่ยง LAD ไหม?
การแก้ไขนิยามงวดเปลี่ยนว่าคุณวางบิลงานที่เสร็จได้เมื่อไหร่ มันไม่ได้เปลี่ยนวันส่งมอบรวมหรือความเสี่ยง LAD ตามเงื่อนไขเดิม เว้นแต่การแก้ไขจะไปเปลี่ยน milestone ส่งมอบด้วย
นิยามงวดและวันส่งมอบรวมอยู่คนละข้อสัญญา การแก้ไขงวดระบุว่าวางบิลได้เมื่อไหร่สำหรับงานที่เสร็จแล้ว ไม่ได้ขยายเวลาที่งานทั้งหมดต้องแล้วเสร็จ
ถ้าคำขอแก้ไขของคุณบันทึกการเปลี่ยนแผนงานและผลกระทบต่อการเข้าพื้นที่ เอกสารชุดเดียวกันสามารถรองรับการวิเคราะห์ความล่าช้าได้ ถ้าผู้รับเหมาหลักนำ LAD มาใช้กับวันส่งมอบที่การแก้ไขแผนนั้นทำให้เลื่อนออกไปเอง
วางบิลงานในชั้นที่ไม่ได้ระบุในงวดใดได้ไหม?
ไม่ได้ภายใต้เงื่อนไขสัญญาเดิมโดยไม่มีข้อตกลงเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้รับเหมาหลัก นิยามงวดคือสิทธิตามสัญญา ไม่ใช่การประมาณ ข้อตกลงปากเปล่าว่าจะจ่ายตามมาอาจไม่ได้ผลเมื่อทีมบัญชีผู้รับเหมาหลักตรวจสอบใบวางบิลเทียบกับตารางงวดเดิม การแก้ไขงวดที่เซ็นเป็นลายลักษณ์อักษรคือสิ่งที่สร้างสิทธิ์วางบิลที่ใบวางบิลอ้างอิงได้
ผู้รับเหมาหลักปฏิเสธการแก้ไขงวด ต้องทำอย่างไร?
การปฏิเสธไม่ได้ลบช่องว่างกระแสเงินสดออกไป แต่มันสร้าง record การบันทึกการแก้ไขแผนงาน งานที่เสร็จแล้วแต่ไม่มีงวดรองรับ และคำขอที่ถูกปฏิเสธ คือฐานของ formal claim ภายหลัง ในสัญญารับเหมาช่วงของไทย กระบวนการนี้โดยทั่วไปดำเนินตามกระบวนการระงับข้อพิพาทที่ระบุในสัญญา เอกสารที่รวบรวมได้ตั้งแต่ตอนนี้คือเนื้อหาของ claim นั้น
รู้ได้อย่างไรว่าการแก้ไขแผนงานเป็นทางการพอที่จะดำเนินการ?
การแก้ไขแผนงานหลักที่ผู้รับเหมาหลักออกเป็นเอกสาร ส่งให้เจ้าของงานหรือเวียนให้ผู้รับเหมาช่วงทุกรายเป็นลายลักษณ์อักษร ถือเป็นการแก้ไขอย่างเป็นทางการ คำบอกเล่าในที่ประชุมไซต์ว่าลำดับงานอาจเปลี่ยนยังไม่ถือ รอเอกสารแก้ไขแผนงานที่เป็นลายลักษณ์อักษรก่อนแล้วค่อยผูกคำขอกับมัน เอกสารนั้นคือสิ่งที่คำขอของคุณอ้างถึงและที่รองรับการแก้ไขหากถูกโต้แย้ง
ถ้างวดงานปัจจุบันของคุณยังชี้ไปที่ชั้นหรือ milestone ที่แผนงานแก้ไขผู้รับเหมาหลักเลื่อนออกไปแล้ว การคุย 45 นาทีเป็นจุดเริ่มต้นที่ใช้ได้จริง เราเปิดนิยามงวดด้วยกัน ดูตำแหน่งแผนงานปัจจุบัน และระบุงานที่อยู่นอกงวดที่มีอยู่