บันทึก
ตั้งระบบวางบิลในสัปดาห์แรกของโครงการ
สัปดาห์แรกของโครงการคือช่วงเวลาเดียวที่ทุกคนยังไม่ยุ่ง ทีมงานของผู้รับเหมาหลักยังไม่ถูกไฟไล่ คนของคุณยังไม่ติดงานติดตั้ง ไม่มีใครสายหรือค้างงานอะไร แต่ช่วงนั้นปิดเร็ว และหลายเรื่องที่แก้ได้ง่ายในสัปดาห์แรก จะกลายเป็นปัญหาที่ตามแก้ในเดือนที่สามหรือสี่
บทความนี้พูดถึงสี่เรื่องที่ควรตั้งไว้ก่อนที่งวดแรกจะถูกวางบิล
ใครมีอำนาจเซ็นตรวจรับ และกำหนดยื่นบิลวันไหน?
ข้อมูลสองชุดนี้หาได้ง่ายในสัปดาห์แรก แต่สร้างความยุ่งยากมากถ้าต้องไปหาทีหลัง ชุดแรกคือชื่อของคนที่ฝ่ายบัญชีของผู้รับเหมาหลักจะยอมรับว่าเซ็นตรวจรับแทนบริษัทได้ ชุดที่สองคือวันที่ตัดรอบใบวางบิลของแต่ละเดือน
เรื่องผู้เซ็นตรวจรับสำคัญเพราะทีมหน้างานของผู้รับเหมาหลักไม่ได้ถูกแบ่งแบบเดียวกับทีมจ่ายเงิน วิศวกรที่ควบคุมงานของคุณบนหน้างานอาจไม่ใช่คนที่ลายเซ็นเขาปลดล็อกการจ่าย ถ้าใบตรวจรับถูกเซ็นโดยคนผิดคน แผนกบัญชีจะตีคืนเพื่อขอคนที่ถูกต้อง แล้วใบวางบิลจะค้างรออยู่ในคิว ถามให้ได้ในสัปดาห์แรก แค่ LINE ไปถามผู้จัดการโครงการว่า “ใบตรวจรับของเราให้ใครเซ็น?” ก็พอ แคปหน้าจอไว้แล้วเก็บ
กำหนดตัดรอบบิลสำคัญไม่แพ้กัน นี่คือวันที่ใบวางบิลต้องมาถึงก่อน ถึงจะเข้าได้ในรอบจ่ายของเดือนนั้น ผู้รับเหมาหลักส่วนใหญ่ในไทยรับบิลถึงประมาณวันที่ 15 ถึง 25 ของเดือน บิลที่มาทีหลังสองวันรอรอบหน้าทั้งรอบ ไม่ว่าเอกสารจะครบสมบูรณ์แค่ไหน ถ้ารู้วันตัดรอบตั้งแต่ต้น ก็วางหมุดวางบิลบนเส้นเวลาให้มีเวลาเผื่อระหว่างวันตรวจรับกับวันตัดรอบอย่างน้อยสิบวัน บัฟเฟอร์นั้นรองรับเวลาที่ใช้เตรียมใบวางบิลหลังจากเซ็นบนหน้างาน
จะแมปงวดสัญญากับโซนงานจริงอย่างไร?
งวดในสัญญาถูกเขียนในภาษา BOQ ระบุเป็นรายการ ส่วน หรือเลขไอเทม แต่งานติดตั้งจริงรันเป็นโซน ชั้น หรืออักษรกริด ซึ่งมักไม่ตรงกับ BOQ พอดี รอยต่างนั้นคือสาเหตุที่พบบ่อยที่สุดของการตีคืนใบวางบิล
ในสัปดาห์แรก เอาแผนผังหน้างานกับ BOQ สัญญามานั่งดูคู่กัน งวดที่สองครอบคลุมโซนไหนบ้าง รายการ BOQ ไหนอยู่ในงวดที่สี่ ตารางหนึ่งหน้าที่แมปแต่ละงวดกับโซนและเลขรายการ BOQ ก็เพียงพอ ตารางนั้นจะใช้เป็นอ้างอิงตอนเขียนคำอธิบายในทุกใบวางบิล ถ้าใช้คำใน BOQ ตั้งแต่งวดแรกแล้วคงไว้ตลอด ฝ่ายบัญชีก็จับคู่ใบวางบิลกับสัญญาได้โดยไม่ต้องโทรถาม
ควรตกลงเกณฑ์ตรวจรับเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนเริ่มงานไหม?
เกณฑ์ตรวจรับคือสิ่งที่ทีมหน้างานดูก่อนเซ็นใบตรวจรับ ถ้าไม่ตกลงไว้ล่วงหน้า ผู้ตรวจจะตัดสินใจเองในวันนั้น ซึ่งเปลี่ยนการเซ็นที่ควรตรงไปตรงมาให้กลายเป็นการต่อรอง
สำหรับงานติดตั้งส่วนใหญ่ เกณฑ์ต่องวดไม่ซับซ้อน สำหรับงานผนังเบาและฝ้าเพดาน งวดที่สองอาจเป็น “โครงและแทร็กติดครบในโซน A และ B ยิปซั่มแผ่นหนึ่งเรียบร้อย งานระบบ M/E ภายในผนังตรวจและเซ็นรับแล้ว พร้อมปิดแผ่นที่สอง” คำอธิบายนั้นส่งเป็นข้อความถึงวิศวกรหน้างานของผู้รับเหมาหลักในสัปดาห์แรก แล้วให้เขาตอบยืนยัน ถึงจะไม่ใช่สัญญาทางกฎหมาย ก็แข็งแรงกว่าไม่มีบันทึกเลยมากเมื่อเกิดข้อพิพาทในงวดที่สี่
ตัวอย่าง: วันตัดรอบที่ไม่มีใครถาม
ผู้รับเหมาช่วงงานกระจกและอลูมิเนียมเซ็นสัญญาห้างวดในงานตกแต่งอาคารพาณิชย์ ไม่มีใครถามวันตัดรอบบิลของผู้รับเหมาหลักในสัปดาห์แรก งวดแรกตรวจรับวันที่ 18 วางบิลวันเดียวกัน วันตัดรอบคือวันที่ 20 บิลเข้าทันรอบนั้นด้วยเวลาเหลือสองวัน
งวดที่สองตรวจรับวันที่ 24 วางบิลวันเดียวกัน วันตัดรอบยังเป็นวันที่ 20 บิลนั้นรอรอบถัดไป หมายถึงเพิ่มเวลาเครดิตอีกหนึ่งเดือนเต็มกับงวดเดียว
ถ้ารู้วันตัดรอบตั้งแต่สัปดาห์แรก หมุดวางบิลงวดที่สองบนเส้นเวลาจะถูกวางไว้วันที่ 17 ไม่ใช่วันที่ 24 ต่างกันเจ็ดวันบนแถบเดียว เกิดจากคำถามหนึ่งข้อในสัปดาห์แรก งานไม่ได้ล่าช้า ระบบวางบิลต่างหากที่ยังไม่ได้ตั้ง
ตั้งกระบวนการจัดเก็บใบตรวจรับก่อนเริ่มงาน
ใบตรวจรับคือเอกสารที่แปลงงานที่ทำเสร็จแล้วให้กลายเป็นจุดเริ่มต้นของการวางบิล ตั้งระบบจัดเก็บไว้ก่อนงานเริ่ม
โฟลเดอร์หนึ่งต่อโครงการ ข้างในแบ่งเป็นโฟลเดอร์ย่อยตามงวด ใบตรวจรับที่ได้มาต้องเข้าโฟลเดอร์ถูกที่ภายในวันที่ได้รับ ใบที่ไม่ถูกเก็บวันนั้นคือใบที่จะหายในเวลาที่เลวร้ายที่สุด
ยืนยันรูปแบบที่ผู้รับเหมาหลักใช้ก่อนที่งวดแรกจะถูกส่ง บางรายใช้แบบฟอร์มพิมพ์ที่มีเลขอ้างอิง บางรายยอมรับหนังสือยืนยันพิมพ์บนหัวกระดาษ บางรายเซ็นแบบฟอร์มของคุณเองได้ รู้รูปแบบก่อนที่ใบวางบิลจะรอการตรวจ ป้องกันการรอยืนยันที่ทำให้แพ็กเกจที่ครบอยู่แล้วยังออกไม่ได้
คำถามที่พบบ่อย
ถ้าผู้รับเหมาหลักไม่ยืนยันชื่อผู้มีอำนาจเซ็น ทำยังไง?
ถามผู้จัดการหน้างานและผู้จัดการโครงการในข้อความเดียวกัน แล้วจดชื่อทั้งสองไว้ เมื่อส่งใบตรวจรับงวดแรก CC ทั้งคู่ ใครตอบกลับคือผู้ที่ตั้งบรรทัดฐานของโครงการนี้ เก็บการตอบกลับนั้นไว้เป็นหลักฐานว่าใครคือผู้เซ็นที่ได้รับการยอมรับ ไม่ใช่การบังคับให้เขาตอบ แต่เป็นการสร้างร่องรอยเอกสารที่คุ้มครองทั้งสองฝ่าย
หมุดวางบิลควรวางไว้ล่วงหน้าแค่ไหน?
วางหมุดตั้งแต่วันแรกที่เพิ่มงวดนั้นเข้าเส้นเวลา โดยอ้างอิงจากวันที่คาดว่าจะตรวจรับ ประเมินวันนั้นจากแถบงานที่แสดงระยะเวลาทำงาน ถ้าแถบจบวันที่ 12 และวันตัดรอบคือวันที่ 20 หมุดอยู่ที่วันที่ 12 มีเวลาเผื่อแปดวัน ปรับหมุดเมื่อแถบขยับ หมุดที่ไม่เคยถูกวางไม่สามารถปรับได้ หมุดที่วางตั้งแต่ต้นขยับตามงานได้เสมอ
ถ้า BOQ แบ่งไม่ตรงกับโซนงานจริง แก้ยังไง?
แมปรอยต่างเป็นลายลักษณ์อักษรและยืนยันกับผู้จัดการด้านพาณิชย์ของผู้รับเหมาหลักก่อนงวดแรก คุณไม่ได้ขอเปลี่ยนสัญญา แค่ตกลงกันว่า BOQ แปลงมาเป็นงานที่ตรวจได้บนหน้างานยังไง ถ้าไม่มีการแมปนั้น คำอธิบายในใบวางบิลจะไม่ตรงกับ BOQ ทุกงวด และทุกความไม่ตรงคือข้อสงสัยที่ฝ่ายบัญชีต้องตามถามก่อนจะปล่อยการจ่าย
ถ้าอยากรันขั้นตอนนี้กับโครงการจริงก่อนที่งวดแรกจะถูกวางบิล การคุย 45 นาทีคือจุดเริ่มต้นที่ตรงที่สุด เราเปิดโครงการปัจจุบันของคุณด้วยกัน แล้วใส่วันให้แต่ละขั้นตอน