บันทึก
ชุดเอกสารวางบิลที่ผ่านบัญชีทีแรก
ใบตรวจรับกลับมาพร้อมลายเซ็น งานเสร็จแล้ว มีคนส่งใบวางบิลตอนบ่าย
สามสัปดาห์ต่อมา ฝ่ายบัญชีโทรมาแจ้งว่าเอกสารในชุดขาดสองอย่าง ใบวางบิลรอรอบจ่ายเดือนหน้า
เหตุการณ์แบบนี้ไม่ใช่เรื่องผิดปกติ มันเกิดเป็นประจำเมื่อมองการส่งใบวางบิลเป็นแค่งานสุดท้ายห้านาทีของงวดนั้น แทนที่จะเตรียมคู่ขนานกับงานจริง ฝ่ายบัญชีที่ตรวจชุดเอกสารของคุณไม่รู้เรื่องหน้างานเลย สิ่งที่เขามีคือสัญญา BOQ และรายการเอกสารที่ต้องจับคู่กับใบวางบิล เมื่อขาดรายการใดรายการหนึ่ง ใบนั้นก็ค้างจนกว่าจะตอบได้
เป้าหมายคือส่งชุดที่ครบบริบูรณ์ตั้งแต่ครั้งแรก เพื่อให้ฝ่ายบัญชีผ่านได้โดยไม่ต้องโทรถาม
ฝ่ายบัญชีผู้รับเหมาหลักตรวจอะไรบ้าง?
ฝ่ายบัญชีไม่ใช่คนหน้างาน งานของเขาคือจับคู่ใบวางบิลกับสัญญาและบันทึกตรวจรับ ตรวจสอบเอกสารภาษี แล้วส่งการอนุมัติต่อไป
เพื่อทำสิ่งนั้นได้ ห้าอย่างต้องสอดคล้องกัน
เลขอ้างอิงสัญญา: หัวใบวางบิลต้องระบุสัญญา โครงการ และงวด ในแบบที่ตรงกับระบบของผู้รับเหมาหลัก เลขงานภายในที่ไม่ตรงกับรหัสโครงการของเขา สร้างปัญหาจับคู่ที่ต้องแก้ด้วยการโทรหากัน
เลขรายการ BOQ: คำอธิบายงานในใบวางบิลต้องแมปกับรายการ BOQ ที่ครอบคลุมในงวดนั้น คำอธิบายกว้างอย่าง “งานผนังเบา โซน A และ B” โดยไม่มีเลขรายการ BOQ ทำให้ฝ่ายบัญชีต้องไปทำการแมปเอง และมักกลายเป็นการตีคืน
ใบตรวจรับที่เซ็นแล้ว: มีผู้เซ็นที่ถูกต้อง เลขอ้างอิงงวดถูก และวันที่ตรวจรับครบ ใบที่ผู้เซ็นผิดคนหรือไม่มีเลขงวด ผ่านไม่ได้
ตัวใบวางบิล: ออกบนหัวกระดาษบริษัทที่ถูกต้อง มีเลขประจำตัวผู้เสียภาษีและสถานะภาษีมูลค่าเพิ่มระบุชัดเจน
เอกสารทะเบียนภาษี: สำเนาใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มหรือเลขประจำตัวผู้เสียภาษีที่ฝ่ายบัญชีมีอยู่ในแฟ้มตั้งแต่ต้นโครงการ เพื่อให้ผู้รับเหมาหลักดำเนินการหักภาษี ณ ที่จ่ายได้ถูกต้องโดยไม่ต้องตามถามอีก
เอกสารใดบ้างที่ต้องอยู่ในชุดส่งงวด?
รายการสั้น: ใบตรวจรับที่เซ็นแล้ว ตารางอ้างอิง BOQ ใบวางบิล และเอกสารทะเบียนภาษีที่อยู่ในแฟ้มของฝ่ายบัญชีแล้ว
ผู้รับเหมาหลักบางรายขอใบส่งมอบหรือบันทึกภาพประกอบของงวดนั้นเพิ่มเติมด้วย การยืนยันรายการที่ต้องการกับทีมงานโครงการของผู้รับเหมาหลักตั้งแต่ต้นโครงการ ตัดคำถามนี้ออกจากทุกการส่งงวดที่ตามมา
ตารางอ้างอิง BOQ คุ้มค่าที่จะเตรียมสำหรับแต่ละงวดก่อนที่ใบตรวจรับจะมาถึง รายการนี้ระบุรายการ BOQ แต่ละข้อที่อยู่ในงวดนั้น คำอธิบายตามสัญญา และปริมาณที่ยืนยันแล้ว พอใบตรวจรับมาถึง ตารางอ้างอิงพร้อมแนบทันที ฝ่ายบัญชีจับคู่ใบวางบิลกับสัญญาได้โดยไม่ต้องโทรถาม
ขาดเอกสารแค่ชิ้นเดียว เกิดอะไรขึ้น?
ฝ่ายบัญชีบันทึกว่าชุดเอกสารไม่ครบ แล้วออกแบบสอบถาม ระหว่างที่คำถามยังเปิดอยู่ ใบวางบิลก็ค้าง ถ้าคำถามนั้นมาหลังจากวันตัดรอบบิลของผู้รับเหมาหลัก ใบวางบิลรอรอบถัดไปทั้งรอบ
เวลาที่ใช้ระหว่างส่งชุดไม่ครบกับการตอบคำถามนั้น แทบจะไม่ต่ำกว่าหนึ่งสัปดาห์ ส่วนใหญ่ใกล้ 14 วัน เพราะคำถามไปหาคนผิดก่อน หรือเอกสารที่ขาดอยู่ในโฟลเดอร์ที่ต้องใช้เวลาตามหา
เงินที่พร้อมจะเดินในเดือนนี้รอไปเดือนหน้า ไม่ใช่เพราะงานผิด ไม่ใช่เพราะใบตรวจรับไม่ถูกต้อง แต่เพราะขาดเอกสารหนึ่งชิ้นตอนชุดไปถึงฝ่ายบัญชี
ตัวอย่าง: ส่งงวดเดียวกัน ผลต่างกัน
ผู้รับเหมาช่วงส่งงวดที่ 3 ของงานตกแต่งอาคารพาณิชย์สองโครงการในสัปดาห์เดียวกัน
ชุดของโครงการ A ประกอบด้วยใบตรวจรับที่เซ็นแล้ว ตารางอ้างอิง BOQ สองหน้าพร้อมเลขรายการตามสัญญา ใบวางบิลบนหัวกระดาษบริษัทที่ถูกต้อง และเอกสารภาษีที่อยู่ในแฟ้มของฝ่ายบัญชีแล้ว ฝ่ายบัญชีจับคู่ทุกรายการกับสัญญาได้ในวันที่สอง และส่งอนุมัติในวันที่สาม
ผู้รับเหมาช่วงของโครงการ B ส่งใบตรวจรับกับใบวางบิล คำอธิบายในใบวางบิลเขียนว่า “งานผนังเบาและฝ้าเพดาน ชั้น 4” ฝ่ายบัญชีจับคู่กับรายการ BOQ ไม่ได้โดยไม่ดึงสัญญามาเปิด ออกคำถามวันที่สี่ ได้รับคำตอบวันที่ 11 ใบวางบิลเข้ารอบจ่ายเดือนถัดไป
ผลต่างระหว่างสองโครงการ: กระดาษหนึ่งแผ่น ที่เตรียมไว้ก่อนใบตรวจรับจะมาถึง
ก่อนวางบิลงวดแรก ต้องเตรียมอะไร
ยืนยันสองเรื่องกับทีมงานโครงการของผู้รับเหมาหลักก่อนที่ชุดแรกจะออกไป หนึ่งคือรายการเอกสารที่ต้องมีในแต่ละการส่งงวด สองคือชื่อผู้ติดต่อฝ่ายบัญชีที่รับผิดชอบคำถามของสัญญานี้
มีข้อมูลสองชุดนี้ ทุกการส่งงวดถัดไปทำตาม checklist เดียวกัน และคำถามใดที่เกิดขึ้นไปถึงคนที่แก้ได้โดยตรง การส่งครั้งแรกยังเป็นตัวกำหนดว่าชุดเอกสารของคุณจะผ่านเร็วหรือช้าตลอดอายุโครงการ
คำถามที่พบบ่อย
เลขรายการ BOQ ต้องอ้างอิงในรูปแบบไหน?
ใช้เลขรายการตามที่ปรากฏในสัญญาที่เซ็นแล้ว ไม่ใช่รหัสงานภายใน ระบุคำอธิบายรายการตามที่เขียนใน BOQ ปริมาณที่ยืนยันแล้ว และหน่วย หนึ่งแถวต่อหนึ่งรายการ BOQ ฝ่ายบัญชีจับคู่กับเอกสารสัญญา ไม่ใช่ระบบอ้างอิงภายในของคุณ ถ้าตัวเลขไม่ตรงกันพอดี คำถามออกมาไม่ว่าคำอธิบายของคุณจะชัดแค่ไหน
การยืนยันด้วยวาจาจากหน้างานแทนใบตรวจรับที่เซ็นแล้วใช้ได้ไหมในระหว่างรอ?
การยืนยันด้วยวาจาจากทีมหน้างานพอสำหรับการเดินงานต่อ แต่ไม่พอสำหรับการส่งใบวางบิล ฝ่ายบัญชีต้องการเอกสารที่มีลายเซ็น ถ้าการเซ็นหน้างานล่าช้าและวันตัดรอบใกล้เข้ามา ตามเรื่องโดยตรงกับผู้จัดการโครงการฝ่ายพาณิชย์ ไม่ใช่วิศวกรหน้างาน และจดวันที่ยืนยันด้วยวาจาไว้ บันทึกนั้นรองรับลำดับเวลาถ้าเกิดข้อพิพาทตามมา
ถ้าผู้รับเหมาหลักไม่มีแบบฟอร์มตรวจรับมาตรฐานให้ ทำอย่างไร?
ออกแบบฟอร์มของคุณเองบนหัวกระดาษบริษัท ระบุโครงการ งวด โซนที่ครอบคลุม รายการ BOQ วันที่ตรวจรับ และมีช่องลายเซ็นสำหรับผู้แทนที่มีอำนาจของผู้รับเหมาหลัก พร้อมตำแหน่งและวันที่ ฝ่ายบัญชีส่วนใหญ่ยอมรับแบบฟอร์มของคุณเองที่กรอกครบและเซ็นแล้วเหมือนกับแบบฟอร์มมาตรฐาน เพราะเนื้อหาเหมือนกัน ยืนยันรูปแบบที่ต้องการตั้งแต่ต้นโครงการ
ถ้าอยากเช็กชุดใบวางบิลปัจจุบันตามรายการนี้ก่อนส่งออกไป จองคุย 45 นาที เราเปิดชุดส่งจริงด้วยกันหนึ่งงวด แล้วตรวจกับสัญญาก่อนที่จะออกจากโต๊ะ