บันทึก
แผนที่ตายในเดือนที่สอง
ผู้รับเหมาเกือบทุกรายมีอยู่หนึ่งอัน ตารางงานที่ใช้เวลาทำเป็นสัปดาห์ ดูดีมากในวันคิกออฟ ปรินต์ออกมาแปะผนัง แล้วก็ค่อยๆ เลิกตรงกับความจริงไปเงียบๆ ราวเดือนที่สอง
คำอธิบายที่ได้ยินบ่อยคือคนไม่ทำตามแผน คำอธิบายนี้ฟังแล้วสบายใจ และมันผิด
ความละเอียดคือสิ่งที่ฆ่าแผน
แผนต้องถูกอัปเดตถี่กว่าที่งานขยับ ไม่งั้นมันเลิกเป็นแผนแล้วกลายเป็นภาพของอดีต ข้อจำกัดจริงจึงไม่ใช่ว่าวันแรกคุณทำแผนได้แม่นแค่ไหน แต่คือแต่ละสัปดาห์คุณรีเฟรชมันได้จริงเท่าไหร่ด้วยเวลาที่มี
กฎ 2 ข้อที่ทำให้แผนไม่ตาย
- ความยาวของงานห้ามเกินรอบอัปเดต ถ้ารีวิวสัปดาห์ละครั้ง แถบยาว 3 สัปดาห์จะไม่บอกอะไรคุณเลยตลอด 2 สัปดาห์แรก
- หนึ่งแถบคือหนึ่งคนทำงานหนึ่งชนิด วินาทีที่แถบเดียวคลุมสองช่าง จะไม่มีใครตอบได้ว่ามันเสร็จหรือยัง
ทำตาม 2 ข้อนี้กับโครงการปกติ คุณจะได้ราว 12 ถึง 18 แถบ ซึ่งดูน้อยมากถ้าคุณเคยชินกับตารางสองร้อยบรรทัด แต่นั่นแหละคือความต่างระหว่างแผนที่มีคนอัปเดต กับแผนที่ถูกเคลือบพลาสติกแปะไว้
ช่องเปอร์เซ็นต์คือตัวฆ่าอีกตัว
ของอีกอย่างที่ฆ่าแผนคือช่องกรอกเปอร์เซ็นต์ความคืบหน้า มีคนพิมพ์ว่า 60% ทุกคนพยักหน้า และไม่มีใครตรวจตัวเลขนั้นได้เลย เปอร์เซ็นต์คือเหตุผลที่แผนดูเขียวมาตลอดจนถึงวันที่มันพัง
งานก่อสร้างมีคำตอบที่ซื่อสัตย์อยู่แค่สองแบบ เสร็จ กับ ไม่เสร็จ และถ้างานมันมาเป็นชิ้นจริงๆ ก็นับเป็นชิ้น 7 โซนจาก 12 โซน ไม่ใช่ 58%
เรื่องนี้ต้องพูดออกมาดังๆ เพราะลูกค้าขอช่องเปอร์เซ็นต์กันตลอด และมันคือข้อเดียวที่ควรปฏิเสธ
สัปดาห์นี้ลองทำอะไรได้บ้าง
ไม่ต้องซื้อซอฟต์แวร์ใหม่เพื่อทดลองข้อนี้ หยิบโครงการที่รันอยู่มา 1 โครงการ แล้วลองสัก 1 เดือน
- เขียนโครงการนั้นเป็น 12 ถึง 18 แถบ ถ้าลดให้ต่ำกว่า 18 ไม่ได้ แปลว่าแถบของคุณคลุมคนหลายคนเกินไป
- ลบช่องเปอร์เซ็นต์ทิ้งให้หมด
- ถาม 2 คำถามต่อสัปดาห์ ในกลุ่มแชทที่เขาใช้กันอยู่แล้ว โซนไหนติดตั้งเสร็จ และโรงงานส่งอะไรออกไปแล้ว
- ใช้เวลา 30 นาทีในวันที่กำหนดไว้ตายตัว นั่งอ่านมันกับคนที่ตัดสินใจได้
ถ้า 2 สัปดาห์ติดแล้วไม่มีใครตอบสองคำถามนั้นเลย นั่นไม่ใช่ปัญหาวินัยที่จะแก้ด้วยการทวงถี่ขึ้น มันคือข้อมูล ของที่คุณสร้างไปขอสิ่งที่คนให้ไม่ได้ และสิ่งที่ต้องทำคือทำของให้เล็กลง