บันทึก
วันส่งวัสดุต้องอยู่บนแผนงาน
แผนงานส่วนใหญ่บอกว่างานไหนเริ่มเมื่อไหร่และเสร็จเมื่อไหร่ แต่สิ่งที่มักไม่ปรากฏบนแผนคือวันที่วัสดุต้องมาถึงก่อนที่งานนั้นจะเริ่มได้ เมื่อของมาช้าและแผนไม่สะท้อนความล่าช้า งานหน้างานก็หยุดอยู่ดี คำถามมีแค่ว่าใครเห็นล่วงหน้าหรือเปล่า
ทำไมวันส่งวัสดุถึงไม่อยู่บนแผนงาน
วันส่งของส่วนใหญ่ถูกบันทึกไว้ตรงที่ supplier บอกครั้งแรก ไม่ว่าจะเป็นอีเมล ข้อความ LINE หรือโน้ตจากโทรศัพท์ วิศวกรในไซต์รู้วัน หัวหน้าคนงานรู้วัน แต่ทั้งแผนงานและการคาดการณ์งวดบิลไม่รู้
นี่คือช่องว่างของการเรียงลำดับขั้นตอน แผนที่แสดงแถบงานสิบสองแถบแต่ไม่มีวันรับวัสดุที่แต่ละแถบต้องพึ่งพา คือแผนที่ขาดเหตุการณ์ต้นทางที่ควบคุมว่าแถบไหนจะเริ่มได้ตรงเวลาหรือไม่
ช่องว่างนี้มักมองไม่เห็นจนถึงสัปดาห์ส่งของ ถ้าของมาตามกำหนดก็ไม่มีใครสังเกตความเสี่ยงที่มีอยู่ตลอด แต่ถ้าของช้า งานก็หยุด วันตรวจรับงวด หมุดบิล และการคาดการณ์กระแสเงิน ล้วนขยับขวาพร้อมกัน ทั้งที่ไม่มีอะไรในแผนบอกล่วงหน้า
เมื่อของมาช้า งวดบิลเลื่อนอย่างไร?
งวดงานในสัญญาจ้างเหมาแบบแบ่งงวดผูกกับงานที่ตรวจรับแล้ว ไม่ใช่กับวันปฏิทิน เมื่อวัสดุมาช้าเจ็ดวันและโซนนั้นยังเริ่มไม่ได้ โซนนั้นก็เสร็จช้าเจ็ดวัน การเรียกตรวจรับงวดทำไม่ได้จนกว่างานจะเสร็จ และการออกใบวางบิลทำไม่ได้จนกว่าใบตรวจรับจะลงนาม
ความล่าช้าเจ็ดวันของวัสดุกลายเป็นการเลื่อนหมุดบิลเจ็ดวัน ถ้าวันตัดรอบของผู้รับเหมาหลักพอดีอยู่ในช่วงเจ็ดวันนั้น งวดนั้นก็พลาดรอบการจ่ายของเดือน แล้วต้องรอรอบถัดไปก่อนถึงจะเริ่มนับระยะเครดิตได้
การที่ของมาช้าไม่ใช่แค่ปัญหาตารางงานในไซต์ แต่เป็นเหตุการณ์ที่กระทบกระแสเงินโดยตรง
วิธีผูกวันส่งวัสดุเข้ากับแถบงาน
แถบงานทุกแถบที่เริ่มไม่ได้จนกว่าวัสดุเฉพาะจะมาถึง ควรมีตัวหมุดที่ต้นแถบแสดงวันที่รับวัสดุได้ช้าที่สุด
ตัวหมุดไม่จำเป็นต้องซับซ้อน ป้ายบนแถบงานปูพื้นที่เขียนว่า “กระเบื้องต้องถึงภายใน 3 มิ.ย.” ก็เพียงพอ ถ้าแถบเริ่ม 5 มิ.ย. การรับของก่อนสองวันให้เวลาขนลงและตรวจนับก่อนที่คนงานจะยืนรอโดยไม่มีงานทำ
เมื่อ supplier ยืนยันวันส่ง ให้อัปเดตตัวหมุด ถ้าวันที่ยืนยันก่อนวันที่รับได้ช้าที่สุด แถบนั้นปลอดภัย ถ้าหลังกว่า แถบนั้นมีความเสี่ยง ตอบคำถามว่านำส่งเร็วขึ้นได้ไหม ส่งบางส่วนก่อนได้ไหม หรือต้องขยับแถบขวา
คำถามนี้ควรตอบก่อนถึงสัปดาห์ส่งของ ไม่ใช่ระหว่างนั้น
ตัวอย่าง: เจ็ดวัน หนึ่งงวดที่พลาด
ผู้รับเหมาติดตั้งระบบผนัง (partition) มีงานฟิต-เอาท์สำนักงานพาณิชย์แบ่งเป็นสามโซน โซน C เป็นโซนสุดท้ายและต้องใช้ผนังกระจกระบบที่สั่งผลิตจากโรงงาน
แถบงานโซน C กำหนดเริ่ม 8 ก.ย. เสร็จ 22 ก.ย. งวดบิลที่ครอบคลุมโซน C กำหนดส่งภายใน 25 ก.ย. เพื่อเข้ารอบการจ่ายของเดือน
ผู้รับเหมาตั้งตัวหมุดบนแถบโซน C ว่า “ผนังกระจกต้องถึงภายใน 5 ก.ย.” supplier ยืนยัน 4 ก.ย. ตอนวางออร์เดอร์
วันที่ 28 ส.ค. ฝ่าย logistics ของ supplier ส่งข้อความมาว่าติดปัญหาการผลิต ของจะมาถึงวันที่ 12 ก.ย. แทน
มีเวลาแปดวันเตรียมตัว ทีมวางแผนได้ทันที: โซน C เริ่มไม่ได้ก่อน 12 ก.ย. และจะเสร็จประมาณ 26 ก.ย. ซึ่งพลาด cut-off งวดบิลเลื่อนไปรอบถัดไป และทีมยังใช้เวลาก่อน 12 ก.ย. ทำงานตกแต่งในโซนอื่นได้
ถ้าไม่มีตัวหมุดวัสดุบนแผน ทั้งหมดนี้จะไม่เห็นจนกว่าวันที่ 8 ก.ย. เมื่อคนงานมาถึงไซต์แล้วพบว่าไม่มีผนังกระจก
แถบงานไหนต้องมีตัวหมุดวัสดุ?
ไม่ใช่ทุกแถบ วัสดุมาตรฐานที่หาได้จากหลาย supplier ในระยะสั้นมักไม่ก่อความเสี่ยงที่ต้องติดตามแบบนี้ แถบที่ต้องมีตัวหมุดคือแถบที่ต้องใช้สินค้าผลิตสั่ง นำเข้า หรือระบุพิเศษ เช่น กระจกเฉพาะรุ่น กระเบื้องชุดเฉพาะ งานโลหะสั่งทำ หรือสิ่งใดที่มี lead time เกินสองสัปดาห์
สำหรับแผนงานทั่วไปที่มีสิบสองแถบ ราวสี่ถึงหกแถบจะมีตัวหมุดวัสดุ ครอบคลุมพอสำหรับการส่งมอบที่อาจเลื่อนงวดจริง
FAQ
ติดตามวันส่งวัสดุบนแผนแล้ว ยังต้องตาม supplier อยู่ไหม?
ยังต้องตามอยู่ ตัวหมุดทำให้ความเสี่ยงมองเห็นได้ แต่ไม่ได้แก้ปัญหาแทน การขอยืนยันวันส่ง ติดตามเมื่อวันเลื่อน และยกระดับเมื่อ lead time ไม่แน่นอน ยังคงเป็นงานที่ต้องทำ ตัวหมุดคือจุดบนแผนที่ผูกงานเหล่านั้นไว้ให้ไม่หลุด
ถ้า supplier ทำให้ล่าช้า ไม่ใช่ทีมเรา ทำอย่างไรได้บ้าง?
สัญญาระหว่างเรากับผู้รับเหมาหลักแยกจากสัญญากับ supplier โดยสิ้นเชิง การมาช้าของ supplier ไม่ได้ให้สิทธิ์ขยายเวลาอัตโนมัติ สัญญาจ้างเหมาส่วนใหญ่กำหนดให้แจ้งเหตุล่าช้าเป็นลายลักษณ์อักษรภายในกรอบที่กำหนด มักเป็นเจ็ดถึงสิบสี่วันหลังเกิดเหตุ ถ้าแจ้งทันและแสดงว่าวัสดุถูกสั่งล่วงหน้าอย่างสมเหตุสมผล ก็มีพื้นฐานในการขอขยายเวลา
ใช้ spreadsheet แทน Gantt ได้ไหม?
ได้ ถ้าทีมอัปเดตจริง ความเสี่ยงคือวันส่งวัสดุและวันเริ่มงานอยู่คนละแถว การเชื่อมต่อระหว่างกันต้องจำไว้เอง ไม่ใช่มองเห็น ตัวหมุดที่อยู่บนแถบงานทำให้ความสัมพันธ์นั้นชัดเจนโดยไม่ต้องอ่านข้ามแถว
ถ้าอยากตรวจว่าโครงการที่กำลังทำอยู่มีงวดไหนเสี่ยงเพราะวันส่งวัสดุที่ยังไม่ได้ติดตาม จองคุย 45 นาทีคือจุดเริ่มต้นที่เราเปิดสัญญาจริงดูด้วยกัน