บันทึก
งานเพิ่มที่ทำแล้วแต่ไม่เคยวางบิล
งานเพิ่มคือรายการที่แพงที่สุดในโครงการรับเหมาส่วนใหญ่ และเป็นรายการที่ไม่เคยได้ขึ้นอยู่ในใบวางบิล
ทีมได้รับคำสั่ง ไม่ว่าจะเป็นโทรศัพท์ ข้อความในกลุ่ม LINE หรือคำพูดจากวิศวกรหน้างานของผู้รับเหมาหลัก ทีมลงมือทำ คำสั่งถัดไปมาถึงก่อนที่ใครจะได้ตีราคาคำสั่งแรก สามสัปดาห์ต่อมาหัวหน้างานพอจำได้ว่ามีอะไรเปลี่ยนไป แต่ไม่สามารถบอกได้ว่าขอบเขตเดิมเขียนว่าอะไร ใช้เวลากี่ชั่วโมง หรือใครเป็นคนอนุมัติ งานก้อนนั้นก็กลายเป็นต้นทุนโครงการและไม่มีใครวางบิล
เรื่องนี้เกิดขึ้นในเกือบทุกโครงการ ไม่ใช่เพราะใครสะเพร่า แต่เพราะนี่คือผลลัพธ์ที่คาดเดาได้จากการเดินหน้างานที่คำสั่งวิ่งเร็วกว่าเอกสาร
ทำไมงานเพิ่มถึงหายไปก่อนที่ใครจะตีราคา
ลำดับเหตุการณ์สำคัญมาก งานเริ่มได้เร็วกว่าเอกสารเสมอ วิศวกรหน้างานของผู้รับเหมาหลักให้คำสั่งด้วยวาจาได้ในสามสิบวินาที และทีมสามารถเริ่มได้ภายในชั่วโมง แต่การเอาคำสั่งเดียวกันนั้นมาทำเป็นใบสั่งงานเพิ่มอย่างเป็นลายลักษณ์อักษร พร้อมตีราคาตาม BOQ และรอลายเซ็นจากผู้มีอำนาจ ต้องใช้เวลาเป็นวันหรือเป็นสัปดาห์
พอจะย้อนกลับมาตีราคาคำสั่งนั้น หน้างานก็ขยับไปแล้ว ทีมที่ทำงานนั้นอยู่อีกสองโซน คำสั่งเดิมอยู่ในบันทึกเสียงในโทรศัพท์ใครสักคน หรือจมอยู่ในข้อความในกลุ่มที่เลื่อนขึ้นไปแล้วสี่สิบหน้าจอ ไม่มีใครตกลงกันได้ว่าใช้เวลาเท่าไหร่และใช้วัสดุอะไรบ้าง
แล้วงวดงานก็ปิด ออกใบวางบิล งานเพิ่มไม่ได้ขึ้นไปในการเรียกเก็บสักข้อ
เงินถูกใช้ไปแล้ว งานถูกทำไปแล้ว แต่ใบวางบิลเป็นศูนย์
งานแบบไหนที่นับว่าเป็นงานเพิ่มจริงๆ?
เรื่องนี้ต้องระบุให้ชัด เพราะเส้นแบ่งนี้สำคัญมากเวลาผู้รับเหมาหลักโต้แย้ง
งานถือว่าเป็น “งานเพิ่ม” เมื่อมันอยู่นอกขอบเขตเดิมที่ระบุไว้ในสัญญาและ BOQ ตัวอย่างที่พบบ่อยในงานติดตั้ง:
- สเปคที่เปลี่ยนไป เช่น ผิวผนังต่างออกไป หรือรายละเอียดแบร็กเก็ตที่ถูกปรับ
- งานที่ต้องทำเพราะเจอปัญหาที่ไม่ใช่ความผิดของทีม เช่น โครงสร้างที่ซ่อนอยู่เจอหลังเปิดฝ้า
- ขอบเขตที่เพิ่มหลังสัญญาเซ็นไปแล้ว เช่น สีทนไฟชั้นที่สองที่ไม่อยู่ในแบบแรก
- งานที่ต้องทำนอกลำดับเพราะช่างเทรดอื่นสาย ต้องระดมทีมกลับไปโซนเดิมอีกรอบ
งานไม่กลายเป็นงานเพิ่มแค่เพราะทำยากกว่าที่คิดหรือใช้เวลานานกว่าประเมิน ความยากเป็นความเสี่ยงที่รวมอยู่ในราคาประมูลของผู้รับเหมาแต่แรก ขอบเขตที่เปลี่ยนเป็นความเสี่ยงของฝ่ายที่เปลี่ยนมัน การแยกสองอย่างนี้ออกจากกันให้ชัดคือสิ่งที่ทำให้การเรียกงานเพิ่มยืนหยัดได้
“เดี๋ยวค่อยจัดการ” แพงแค่ไหน?
ฟังดูสมเหตุสมผลตอนที่พูด ความสัมพันธ์กับผู้รับเหมาหลักคือสิ่งที่คุณต้องรักษา การหยุดงานเพื่อเขียนใบสั่งงานเพิ่มดูเหมือนงานธุรการขัดจังหวะเวลาทุกคนต้องการไปให้ถึงเป้า
แต่ “เดี๋ยวค่อยจัดการ” มีผลลัพธ์ที่คาดเดาได้: ทีหลังไม่เคยมีข้อมูลครบเหมือนตอนนี้ พอใบเรียกงานเพิ่มไปถึงโต๊ะผู้รับเหมาหลัก วิศวกรที่ให้คำสั่งย้ายโครงการไปแล้ว คนที่กำลังรีวิวใบนั้นไม่มีความทรงจำเรื่องการสนทนาครั้งนั้น คำถามแรกเสมอเป็นคำถามเดียวกัน ทำไมไม่จดไว้ตั้งแต่ตอนนั้น?
ใบงานเพิ่มที่ยื่นในสัปดาห์เดียวกับที่ทำ ถูกพิจารณาต่างจากใบที่ยื่นสามเดือนหลังจากนั้น ไม่ใช่กฎที่เขียนไว้ที่ไหน แต่เป็นสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อฝ่ายหนึ่งมีร่องรอยเอกสารและอีกฝ่ายไม่มี สัญญาส่วนใหญ่ทำให้เรื่องนี้เป็นทางการ: หลายฉบับกำหนดว่าต้องแจ้งภายใน 14 ถึง 28 วันหลังได้รับคำสั่ง หากพ้นกรอบนั้นสิทธิ์เรียกร้องยังไม่หมด แต่ผู้รับเหมาหลักมีเหตุผลที่จะดันกลับโดยไม่ต้องแก้ปัญหาอะไรเลย
นิสัยจับงานเพิ่มที่ใช้เวลาไม่ถึงสามนาทีต่อคำสั่ง
วิธีแก้ไม่ใช่ระบบใหม่ แต่เป็นการตัดสินใจก่อนทีมจะพูดว่าตกลง
ก่อนงานเริ่ม คนหนึ่งคนจดสามอย่าง:
- คำสั่งนั้นบอกให้ทำอะไร ในหนึ่งประโยค
- ใครให้คำสั่งและให้ทางไหน โทรศัพท์ LINE หรือพูดตรงหน้า
- คำสั่งมาถึงเมื่อไหร่
บันทึกนั้นไปอยู่ในเอกสารที่ไหลต่อเนื่องเล่มเดียว หนึ่งเล่มต่อโครงการ อัปเดตทุกครั้งที่มีคำสั่งที่ไม่ได้อยู่ในขอบเขตเดิม ทุกสัปดาห์ คนที่ถือแผนงานรีวิวลิสต์นี้แล้วตรวจว่ารายการไหนตรงกับงวดงานที่ค้างอยู่
รายการที่ตรงกับงวดที่มีอยู่ก็แนบเข้าไปในงวดนั้นก่อนออกใบวางบิล รายการที่ใหญ่หรือต่างเกินไปก็ตั้งเป็นใบเรียกงานเพิ่มแยก ยื่นพร้อมกับการเรียกเก็บงวดถัดไป
การจับนี้ไม่ต้องการอำนาจ ต้องการแค่คนหนึ่งคนที่ถูกมอบหมายนิสัยนี้ก่อนโครงการเริ่ม
ส่งอะไรให้ผู้รับเหมาหลักถึงจะได้รับการอนุมัติ
ใบเรียกงานเพิ่มที่ผู้รับเหมาหลักอนุมัติในการยื่นครั้งแรก มักมีสามอย่างที่ใบอื่นไม่มี
คำสั่งเป็นลายลักษณ์อักษรจากฝั่งเขา แม้จะแค่สกรีนช็อตข้อความ LINE ที่มีวันที่และชื่อผู้ส่ง อัตราจาก BOQ เดิม หรืออัตราตลาดพร้อมอ้างอิงแหล่งที่มา ไม่ใช่ราคาหลอมรวมที่ประมาณหลังความจริง และปริมาณที่ตรวจสอบได้จากหน้างาน ไม่ใช่ตัวเลขที่มาจากความจำ
สามอย่างนี้ไม่ได้รับประกันการอนุมัติ แต่ตัดเหตุผลปฏิเสธที่พบบ่อยที่สุดออกไป ผู้รับเหมาหลักที่จะโต้แย้งใบที่จัดทำดีต้องโต้แย้งคำสั่ง อัตรา หรือปริมาณ ซึ่งทั้งหมดมีร่องรอยเอกสาร นั่นเป็นการสนทนาคนละแบบกับที่เริ่มต้นด้วย “เราไม่มีบันทึกเรื่องนี้”
ช้าเกินไปแล้วหรือเปล่าที่จะเรียกงานเพิ่ม?
สัญญาส่วนใหญ่กำหนดระยะเวลาแจ้ง มักอยู่ที่ 14 ถึง 28 วันนับจากวันที่ได้รับคำสั่ง หลังช่วงนั้นสิทธิ์ไม่ได้หมดอัตโนมัติ แต่ผู้รับเหมาหลักมีเหตุผลว่าการแจ้งช้าทำให้เขาตรวจงานไม่ได้ขณะที่ยังมองเห็น การยื่นช้ายังดีกว่าไม่ยื่น แต่เช็คข้อกำหนดแจ้งในสัญญาตั้งแต่ก่อนเซ็น ไม่ใช่หลังมีข้อพิพาทเกิดขึ้น
ถ้าผู้รับเหมาหลักบอกว่างานนั้นอยู่ในขอบเขตเดิมแล้ว?
นี่คือการโต้แย้งที่พบบ่อยที่สุด คำตอบอยู่ที่ BOQ เดิม ถ้ารายการนั้นมีชื่อ มีปริมาณ และมีอัตราราคา แปลว่าถูกรวมในราคาไปแล้ว ถ้าไม่มีชื่อในนั้น หรือคำอธิบายใน BOQ แคบกว่าสิ่งที่ทำจริง นั่นคือฐานของการเรียก ขอให้ผู้รับเหมาหลักระบุบรรทัดใน BOQ ที่เขาอ้างอิงมักจะทำให้ข้อโต้แย้งแคบลงเป็นเรื่องที่แก้ด้วยเอกสารได้ ไม่ใช่แก้ด้วยความจำ
งานเพิ่มเพิ่มเข้าไปในงวดงานเดิมได้ไหม?
ได้ และมักเป็นทางที่สะอาดที่สุดเมื่องานเพิ่มมูลค่าน้อยเทียบกับงวดนั้น วิธีนี้ไม่ต้องเปิดกระบวนการเรียกแยก และทำให้ใบวางบิลชัดเจนสำหรับทีมบัญชีของผู้รับเหมาหลัก งานเพิ่มยังต้องมีบรรทัดของตัวเองในใบพร้อมอ้างอิงคำสั่งเดิม แม้จะรวมอยู่ในงวดเดิม หนึ่งบรรทัดก็พอ การไม่มีบรรทัดนั้นเลยต่างหากที่ทำให้ต้องโทรถามกันและชะลอการชำระ
ถ้าไม่แน่ใจว่าตอนนี้มีงานเพิ่มที่ยังไม่ได้ตีราคาค้างอยู่เท่าไหร่ในโครงการที่รันอยู่ การจองคุย 45 นาทีเป็นจุดเริ่มที่ดี เราเปิดแฟ้มโครงการไปด้วยกันและนับว่ามีอะไรอยู่บ้าง